För många organisationer fungerar TOPdesk som navet i den dagliga IT-servicen. Det är där ärenden hamnar, användare loggar in och processer håller ihop. Samtidigt ingår TOPdesk ofta i en större miljö där flera verktyg behöver dela information. Då dyker frågan upp: vilka integrationer går att göra?
TOPdesk är byggt för att fungera i ett större ekosystem, inte stå vid sidan av. Det öppna API:et gör det möjligt att koppla ihop system och automatisera moment som annars tar tid. Vi ser ofta hur mycket effektivare organisationer blir när TOPdesk integreras med andra verksamhetssystem. Oavsett om det handlar om dokumenthantering, HR-system, ekonomisystem eller övervakningsverktyg skapas ett naturligt informationsflöde där data bara behöver uppdateras på ett ställe.
Många underskattar hur stor skillnad det gör att slippa manuella steg – både för slutanvändare och för supporten. TOPdesk är byggt för att vara en central del i ekosystemet, inte ett fristående system, och med rätt integrationer blir det verkligen navet i hela IT-miljön.
Med TOPdesks åtgärdshanteringsmodul är det dessutom enkelt att skapa och justera integrationer för att behålla full kontroll över dataflödet. I regel är TOPdesk ett tidseffektivt system att integrera med – tack vare ett väldokumenterat API och en tydlig struktur som gör att både utveckling och förvaltning går snabbt och smidigt.
Varför integrera TOPdesk i ditt IT-landskap?
En integration gör att information rör sig automatiskt mellan systemen. Det minskar administration, sparar tid och ger en mer sammanhållen arbetsprocess. Uppgifter behöver inte längre registreras i flera verktyg – i stället flyttas de mellan ärendehantering, Active Directory, övervakning och ekonomi utan manuella steg. TOPdesk blir då inte ett system vid sidan av utan en del av ett flöde som sparar tid varje dag.
Vilka typer av system kan du koppla till TOPdesk?
Det går att ansluta många olika system. Några av de vanligaste kategorierna är:
- kontohantering och identitetshantering
- IT-övervakning och larm
- utvecklingsverktyg
- ekonomi- och fakturasystem
- kommunikationsverktyg
- self-service-portaler och intranät
Vanliga integrationer – system och plattformar
Här är exempel på verktyg som ofta kopplas till TOPdesk:
- Active Directory / Azure AD
- Microsoft Teams
- Jira och andra utvecklingsplattformar
- ekonomisystem
- drift- och övervakningssystem
- olika HR- och användarportaler
TOPdesk och M-Files är två system som ofta fungerar väldigt bra tillsammans – båda bygger på tydliga ramverk för tillgänglighet och livscykelhantering av dokument och data. Integration till ekonomisystem, som Unit4, är också vanligt bland våra kunder och ger tydliga effektivitetsvinster.
En annan utveckling vi ser mer av är integrationer med AI-tjänster, till exempel Ebbot, vår egen VALTER eller befintliga lösningar hos kunden. Det öppnar för smartare flöden där användaren får snabbare svar och fler uppgifter kan automatiseras.
Tekniska krav och förutsättningar för integration
De flesta integrationer bygger på TOPdesks öppna API, där system kan läsa och skicka information.
Oftast behövs:
- åtkomst till API-nycklar
- tydligt bestämda datavelden
- behörigheter
- definierade flöden (vem skickar vad till vem)
Många projekt tappar fart för att du inte riktigt kan förklara syftet med integrationen – vad den faktiskt ska lösa och för vem. En lyckad integration handlar inte bara om teknik, utan om tydliga mål och förväntningar. Att börja i liten skala och ha en tydlig specifikation redan från start. Därför bör du tidigt definiera vad som är “definition of done” – vilka resultat som ska uppnås för att arbetet ska ses som klart. Vi hjälper till att reda ut just det: att säkerställa att datamodeller, ansvar och flöden är på plats innan utvecklingen börjar. Det sparar både tid och kostnader längre fram.
Vilket system vill du integrera TOPdesk med?
Se alla färdiga integrationer på Solution Hub
Steg för steg – så kommer du igång
- Kartlägg var data fastnar idag
- Bestäm vad som ska utbytas
- Välj vilka system som ska kopplas
- Sätt upp API-nycklar och behörigheter
- Testa flödet i liten skala
- Rulla ut i produktion
I de inledande stegen lägger vi stort fokus på att skapa samsyn. Det gör vi ofta visuellt – till exempel i Miro – där vi tillsammans med dig som kund ritar upp flöden, beroenden och ansvar. Kombinationen av text och bild gör det betydligt lättare att undvika missförstånd och få alla att se samma helhet. Vi ser också till att det finns en tydlig kontaktperson hos dig. Det säkerställer en rak kommunikationsväg och minimerar risken för att frågor eller beslut faller mellan stolarna.
Vårt mål är att rätt information ska finnas på rätt plats, vid rätt tidpunkt – och i så få system som möjligt. Det betyder inte att all data ska flyttas men du behöver tänka smart kring var informationen gör mest nytta. Samtidigt är det viktigt att följa principen om minsta möjliga behörighet, så att varje användare bara har tillgång till det som behövs för att utföra sitt arbete.
När du arbetar med intelligenta plattformar som TOPdesk, som redan kan hantera processer från flera olika avdelningar, är det klokt att ställa dig själv frågan: behöver vi verkligen integrera – eller är det bättre att flytta in fler arbetsflöden i TOPdesk? Ibland är den mest effektiva integrationen att samla mer under ett gemensamt system.
Vanliga fallgropar och hur du undviker dem
- otydliga datavelden
- saknad systemägare
- integrationer som testas för sent
- för många parallella manuella rutiner
- oklara behörigheter
En vanlig fallgrop vi ser är att integrationen börjar byggas innan datavelden är ordentligt definierade. Det leder ofta till missförstånd och extra arbete längre fram. En annan klassiker är att ingen riktigt äger frågan – systemansvaret hamnar mellan stolarna. Därför är det viktigt att tidigt bestämma vem som har det tekniska och det verksamhetsmässiga ansvaret, så att beslut inte fastnar när det väl gäller.
Tips för att underhålla och vidareutveckla integrationen
Integrationer behöver följa med när din organisation förändras. Det kan handla om nya system, nya datavelden eller nya användargrupper. Ofta lämnas dokumentationen över till dig som kund efter en leverans. Men vi erbjuder även löpande förvaltning av integrationer. Det gör att vi har koll på vad som byggts och kan föreslå lämplig vidareutveckling när behoven förändras – oavsett om det handlar om nya system, justerade datavelden eller förändrade processer. Tillsammans med dig planerar vi långsiktigt och arbetar proaktivt mot en mer digitaliserad och hållbar IT-miljö.
Bygg vidare – så utvecklar du ditt TOPdesk-ekosystem
När grunden är på plats kan fler system kopplas på. Det gör att TOPdesk växer i takt med verksamheten i stället för att bli en låst lösning.
Läs mer på TOPdesks dokumentationsportal.
Exempel från verkligheten
Integrationer mellan TOPdesk och ekonomisystem har effektiviserat fakturahanteringen och minskat manuellt arbete. På samma sätt har kopplingar mellan ärendehantering och HR-system förenklat onboarding och gett nya medarbetare en snabbare start.
Frågor och svar om TOPdesk integration
Vilka system kan du integrera med TOPdesk?
Det går att koppla till många olika typer av system, bland annat AD/Azure AD, utvecklingsplattformar, ekonomi, driftövervakning och Teams.
Hur fungerar en TOPdesk-integration rent tekniskt?
De flesta byggs via TOPdesks öppna API, där information hämtas och skickas mellan system.
Vilka krav behöver uppfyllas för att komma igång?
Ofta behövs API-åtkomst, definierade datavelden och rätt behörigheter.
Vilka är de vanligaste felen eller fallgroparna?
Tre vanliga fel är otydliga datavelden, saknade systemägare och sena tester.
Kan vi använda färdiga integrationer eller krävs det att allt byggs från grunden?
Det finns färdiga integrationer via Solution Hub och TOPdesk Marketplace. Men om du inte hittar det du söker kan vi hjälpa dig att bygga egna vid behov.
Hur påverkar integrationer säkerhet och dataskydd?
Krav på behörigheter och loggning hanteras via API:et, där varje anslutning styrs med nycklar och tydliga rättigheter.
Hör av dig om du vill prata vidare om vilka integrationer som passar i din organisation.
