Tyresö kommun hade ett 10 år gammalt ärendehanteringssystem som hade blivit ”sönderutvecklat” och där igenom var det svårt att få en överblick och följa ärenden. Det gamla systemet hade till exempel inget stöd alls för ITIL som Tyresö behöver ha. Det stod mellan 3-4 stycken olika ärendehanteringssystem och TOPdesk vann på att de uppfyllde alla krav som Tyresö kommun hade samtidigt som det var mest ekonomiskt fördelaktigt. Idag har Tyresö kommun använt TOPdesk i 1 år och de använder det på IT-avdelningen.

TOPdesk är ett brett system och Tyresö kommun ser möjligheten att växa med TOPdesk i framtiden med hjälp av IT Softwares expertis. ”Jämfört med tidigare arbetssätt så upplever vi att effektiviteten och kontrollen över våra ärenden har ökat väsentligt” - säger Magnus Larsson.

”Idag känner vi att vi fått ett stabilt och väl fungerande system med bra utvecklingsmöjligheter. Kommunvägledarna har haft mycket mindre önskemål än förväntat efter start av användandet av TOPdesk, det ser jag ser som positivt” säger Peter Lundqvist, Systemansvarig för TOPdesk på Varbergs Kommun.

Varberg direkt består av ett team med kommunvägledare som ska underlätta för invånare, företagare och besökare att ta kontakt med kommunen, få snabbare svar på frågor och effektivare hantering av ärenden. Det handlar om att öka tillgängligheten, kommunikationen och återkopplingen till alla som vänder sig till Varbergs kommun i ett samarbete med förvaltningarna.

För att uppnå detta har Varbergs kommun skapat ”en väg in”. För att kunna hantera alla frågor på ett effektivt sätt behövdes ett ärendehanteringssystem. Det Varbergs kommun fastnade för hos TOPdesk som system är:
- Snabbt och enkelt att införa och arbeta i
- Lätt att administrera och lära sig för användarna
- Bredden i systemet och att det kan användas på flera avdelningar med möjligheten att utvecklas vidare
- Kostnadseffektiv systemlösning

”Idag känner jag att vi fått ett stabilt och väl fungerande system med bra utvecklingsmöjligheter. Kommunvägledarna har haft mycket mindre önskemål än förväntat efter start av användandet av TOPdesk, det ser jag ser som positivt säger Peter”.

”Även våra invånare upplever det positivt, eftersom de får trevligt bemötande från vår personal och ett system med bra återkoppling”.