Varberg direkt har ökat tillgängligheten och skapat en väg in för alla frågor

Varberg direkt är kommunens kundservice. Hit vänder sig invånare, företagare och besökare oavsett typ av fråga. Det kan exempelvis gälla en felanmälan, framförande av synpunkter eller förfrågningar av information. För att öka tillgängligheten införde Varberg direkt ’en väg in’ för alla frågor, via sitt ärendehanteringssystem TOPdesk. 

Varberg direkt består av ett team med kommunvägledare som ska underlätta för invånare, företagare och besökare att ta kontakt med kommunen, få snabbare svar på frågor och effektivare hantering av ärenden. Det handlar om att öka tillgängligheten, kommunikationen och återkopplingen till alla som vänder sig till Varbergs kommun i ett samarbete med förvaltningarna. För att göra samarbetet möjligt arbetar nu förvaltningarna i ärendehanteringssystemet TOPdesk.

Det Varbergs kommun fastnade för hos TOPdesk som system var framförallt användarvänligheten samt den enkla införandeprocessen. 

Kostnadseffektiv systemlösning
Peter Lundqvist som är systemansvarig på Varbergs kommun upplever att det är enkelt att växa med TOPdesk inom organisationen, och bredden i systemet gör att samma mjukvara kan användas på flera avdelningar – med konstant möjligheten att utvecklas vidare. Det gör inte bara införandet enkelt, utan sänker dessutom kostnaderna, då den kan delas mellan de olika förvaltningarna.

Peter Lundqvist, systemansvarig för TOPdesk Avdelningar som använder TOPdesk: Kommungemensamma kundtjänsten Välkommen att
Peter Lundqvist, systemansvarig för TOPdesk

Införandet var i en form av workshop med bra material som vi kunde förhålla oss till. Konsulterna på IT Software har gjort ett bra jobb och visade en stor tillgänglighet och intresse för oss. De har nästan fungerat som en mentor för mig, säger Peter.

Inför implementationen sattes en projektplan upp som passade samtliga avdelningar. Under resan uppkom en del önskemål och förbättringsförslag vilket konsulterna på IT Software löste på plats. Implementeringen började i september 2017 hos Varbergs kommun och systemet var i drift i början av februari 2018.

Vi fick före projektstarten en projektplan med vilka resurser som skulle finnas på plats vilka dagar samt vilka steg implementationen skulle ha. Under implementationens gång identifierades en rad olika förbättringspunkter som IT Softwares konsult hjälpte oss att införa, vilket vi är mycket nöjda med.

Som resultat upplever kommunens avdelningar att det har blivit färre förfrågningar från kommunvägledarna och arbetet går smidigare att utföra. 

Idag känner vi att vi fått ett stabilt och väl fungerande system med bra utvecklingsmöjligheter. Det ser jag ser som positivt, fortsätter Peter.

Peter avslutar med att poängtera att vinsterna är många. Även invånarna i kommunen upplever förändringarna positivt, eftersom de får trevligt bemötande från personalen och ett system med bra återkoppling.