Dokumenthanteringssystem – vad är det?

Effektiv dokumenthantering är nyckeln för att kunna hitta rätt och snabbt bland verksamhetens alla tillgängliga dokument. Genom att implementera ett bra dokumenthanteringssystem kan du hantera alla organisationens dokument med olika versioner på ett gemensamt ställe. Utan att behöva flytta på filerna.

Vad är ett digitalt dokumenthanteringssystem (DMS)?

Ett dokumenthanteringssystem (DMS) är en digital lösning som används för att organisera, lagra och hantera elektroniska dokument. Det kan vara allt från Word-dokument och PDF-filer till bilder och videor. Genom att använda ett DMS för informationshantering kan ditt företag effektivisera sina arbetsflöden, förbättra tillgången till viktig information och samarbeta sömlöst kring olika dokument och filer inom samma organisation på ett enklare sätt.

Oavsett om det handlar om att hantera kontrakt, fakturor eller personaldokument kan dokumenthanteringssystem hjälpa dig att lagra och kategorisera filer samt hitta och komma åt relevant information snabbt. Med andra ord, hjälper DMS dig att undvika tidskrävande sökningar och du kan istället fokusera på viktigare arbetsuppgifter.

Behöver ditt företag ett dokumenthanteringssystem?

Vill du skippa informationskaoset och få ordning och reda på alla dokument och filer inom organisationen? Då kan det vara läge att förenkla informationshanteringen och ta kontroll över alla dokument på ett smartare och effektivare sätt.

Att implementera dokumenthanteringen kan ha en rad fördelar för ditt företag. Här är några av de viktigaste fördelarna:

Effektivitet och tidsbesparing. Genom att ha ett välstrukturerat och sökbart dokumenthanteringssystem kan du snabbt hitta och komma åt de dokument du behöver. Detta sparar tid och minimerar risken för att viktig information går förlorad.
Bättre samarbete. Med ett DMS kan flera användare arbeta samtidigt på samma dokument, vilket underlättar samarbetet och effektiviserar arbetsflöden. Du kan också enkelt dela dokument med externa parter, vilket underlättar kommunikationen och samarbetet med kunder och leverantörer.
Ökad säkerhet. Ett väloptimerat DMS ger dig möjlighet att säkra och skydda dina dokument på ett effektivt sätt. Genom att tillämpa behörighetskontroller och kryptering kan du säkerställa att endast behöriga användare har tillgång till känslig information.

Optimera din verksamhet med framtidssäker lösning - M-Files dokumenthantering

1. Varför M-files

M-Files är den ledande plattformen för ”knowledge work automation”. Med M-Files-plattformen kan alla på företaget hitta information snabbare, arbeta smartare och få mer utfört. M-Files har en innovativ metadatadriven arkitektur, en inbäddad AI-baserad sökmotor och en avancerad artificiell intelligens analysfunktion. Detta ger dig en möjlighet att

eliminera informationskaos
förbättra processeffektiviteten
automatisera säkerhet
skapa regelefterlevnad

2. Intelligent metadatadriven arkitektur

Genom att använda metadatataggning för att organisera och kategorisera dokument kan du snabbt hitta och komma åt relevant information. Du kan också enkelt skapa anpassade metadatafält för att passa dina specifika behov. Resultat? Förbättrad effektivitet och ordning i informationshanteringen.

3. AI-baserad analys och sök

AI kommer hjälpa dig att föreslå automatiskt metadata, baserat på det dokumentinnehåll och användarbeteende som du haft tidigare. Det gör att dokumenthanteringen blir enklare för dig som användare.

4. Versionshantering

M-Files erbjuder en robust versionshanteringsfunktion som gör det enkelt att spåra ändringar och återställa tidigare versioner av dokument. Detta är särskilt användbart när flera användare arbetar på samma dokument samtidigt.

5. Säkerhet och behörighetskontroll

M-Files har inbyggda säkerhetsfunktioner som gör det möjligt att säkra och skydda dina dokument. Du kan tilldela olika behörighetsnivåer till användare och grupper, vilket ger dig full kontroll över vem som har tillgång till vilken information.

6. Integrera enkelt med andra affärssystem och verktyg

För att få ut mesta möjliga av M-Files kan du integrera det med andra affärssystem och verktyg som du redan använder. Genom att integrera M-Files med dina befintliga system kan du skapa en sömlös arbetsmiljö och maximera effektiviteten i din dokumenthantering.

7. Automatiserade arbetsflöden

Med M-Files workflows kan du automatisera uppgifter och processer som tidigare var manuella och tidskrävande. Detta sparar tid och minskar risken för felaktigheter. Dokumenthanteringssystemets flexibilitet och anpassningsförmåga gör det till den bästa lösningen för företag i alla storlekar och branscher.

Hur fungerar ett dokumenthanteringssystem?

En av de unika egenskaperna hos M-Files är dess intelligenta metadatadrivna arkitekturen. Istället för att organisera dokument baserat på traditionella mappstrukturer använder M-Files metadata (metataggning) för att kategorisera, organisera och arkivera dokument. Detta gör det enkelt att kunna snabbt hitta och komma åt relevant information.

Du tilldelar dokumentet ett antal taggar som beskriver innehållet. Detta gör att det blir möjligt för dig att enkelt och smidigt söka efter den information du behöver. Precis som när du söker på google efter något.

Införande av ett dokumenthanteringssystem i din organisation

Att implementera M-Files i din organisation kan vara en relativt enkel process om du vet vad du ska göra. Här är några tips som kan hjälpa dig att komma igång med M-Files.

Utforma en implementeringsplan. Innan du börjar implementera M-Files är det viktigt att skapa en implementeringsplan. Definiera dina mål och krav, identifiera vilka dokument och processer som ska omfattas. Bestäm vilka användare som behöver utbildning, även vilken typ av support behövs det. En implementeringsplan ska vara konkret och praktiskt användbar.
Konfigurera M-Files. När du har implementeringsplanen på plats kan du konfigurera M-Files för att passa dina specifika behov. Detta innefattar att skapa metadatafält, arbetsflöden och behörighetskontroller som passar din organisationsstruktur och processer.
Utbildning och support. Ett viktigt steg i implementeringsprocessen är att utbilda användare och erbjuda kontinuerlig support. Vi erbjuder utbildningsmaterial och resurser för att hjälpa användare att komma igång och dra nytta av M-Files funktioner fullt ut.

Är du osäker på vad du ska tänka på. Och vilka delar som bör ingå? Då kan det vara en god idé att ta hjälp utifrån, från en extern aktör för att underlätta arbetet. Vi på IT Software hjälper gärna din organisation att komma igång.

Tips för att maximera effektiviteten i ditt dokumenthanteringssystem

Använd anpassade metadatafält – Skapa anpassade metadatafält för att ytterligare organisera och kategorisera dina dokument. Detta gör det ännu enklare att hitta och komma åt relevant information.
Automatisera processer för dokumenthantering för ett effektivare sätt att arbeta – Utöver att använda M-Files knowledge work automation kan du också integrera M-Files med andra affärssystem och verktyg för att automatisera andra processer. M-files erbjuder integrationer mot bland annat ärendehanteringssystem TOPdesk, Microsoft 365, Sharepoint, Microsoft Dynamics CRM, SAP, Amazon S3, MFSQL, OpenText, Documentum, eDOCs, elektroniska signaturer mfl.
Uppdatera och revidera regelbundet – För att säkerställa att ditt dokumenthanteringssystem fortsätter att vara lika effektiv är det viktigt att regelbundet uppdatera och revidera dina processer. Identifiera och lösa eventuella problem eller flaskhalsar som uppstår och se till att ditt dokumenthanteringssystem hålls uppdaterat med relevant information.

Mer om dokumenthantering

M-files

Läs mer om hur M-Files dokumenthanteringssystem med inbyggd versionshantering och kraftfulla sökfunktioner, gör det lättare för dig att hitta och dela information.