Ärendehanteringssystem

Testa ärendehanteringssystem från TOPdesk i dag och se hur din verksamhet digitaliseras, automatiseras och effektiviseras. Utifrån era behov kan du sedan hantera komplexa ärenden och effektiva samarbeten internt som externt.

Upptäck kraften! Fyll i formuläret för en kostnadsfri demo eller rådgivning

Effektivisera er ärendehantering med IT Software

Ett ärendehanteringssystem gör det enkelt att bemöta ständigt föränderliga kundkrav, hantera era arbetsflöden, förbättra er kundkommunikation och hålla koll på era tillgångar. Alla supporterande avdelningar är överens om att glada medarbetare ger nöjda invånare. Vårt mål är att göra det så enkelt och snabbt för er att uppnå det. Därför har vi teamat upp med TOPdesk – ett enkelt ärendehanteringssystem som samlar all er ärendehantering i ett enda system. Om ni är ute efter att leverera utmärkt service redan från dag ett – då är TOPdesk här för att hjälpa till. Vår ärendehanteringslösning är perfekt anpassad för flera områden såsom:

Vad är skillnaden mellan ett dokumenthanteringssystem och ett ärendehanteringssystem?

Dokument- och ärendehanteringssystem tjänar samma syfte – att hantera och effektivisera ett företags arbetsflöde och processer – där vissa funktioner överlappar. På grund av detta blandas de ofta ihop dokument- och ärendehanteringssystem och många är förvirrade över vad som är vad och hur de skiljer sig åt. Så vad exakt innefattar de två olika systemen?

Dokumenthanteringssystem

Ett dokumenthanteringssystem är precis som det låter, en lösning för att organisera och hantera digitala dokument. Dokumenthanteringssystem tillhandahåller två fundamentala funktioner:
  1. En central förvaringsplats att lagra alla dokument, mejl och andra typer av material
  2. Verktyg för att effektivt hantera dokument och data
Så vad för funktioner erbjuder dokumenthanteringssystem utöver möjligheten att förvara sina filer och mejl? Självfallet varierar detta från system till system och vanligtvis erbjuds följande funktioner:
  • Organiseringsverktyg
  • Index och sökfunktioner
  • Versionshantering och kontroll
  • Mejlhantering
  • Märkning av dokument och metadata
  • OCR

Ärendehanteringssystem

Ett ärende kan beskrivas som ett kompendium av information, processer, affärsregler och samarbeten som är relaterat till en specifik incident eller interaktion. En ärendefil innefattar kundkommunikation, formulär, processdokument, rapporter och stödjande dokumentering relevant för ärendet som behöver hanteras för efterlevnad och revision.

Ett ärendehanteringssystem är helt enkelt en lösning för att hantera allt detta.

Vilket system behöver vi?

Faktum är att ett företag oftast behöver båda. Saknar ni en komplett lösning? Vi på IT Software hjälper er.

Vi använder oss av TOPdesk, som är ett öppet system, vilket betyder att det kan integreras med den dokumenthanteringslösning ni önskar via ett API.

Varför behövs ett ärendehanteringssystem?

Allt eftersom ett företag växer förändras även deras behov. Pappersbaserade spårnings- och lagringssystem, kalkylark och dokument räcker bara så långt. Ett ärendehanteringssystem är då ofta den perfekta lösningen som tillåter er att hantera ett växande antal ärenden, större samarbeten och fler intressenter.

I princip alla företag, oavsett industri, hanterar olika processer och ärenden som involverar stora mängder data och kräver olika åtgärder:

  • Advokatfirmor behöver besvara sina klienters frågor, referera dem till lämpliga advokater, observera och schemalägga rättsfall och framställa nödvändig dokumentation för varje enskilt fall.
  • Inom sjukvården ska patienter paras ihop med rätt typ av läkare, ges korrekt typ av service, medicin och nödvändig dokumentation för deras medicinska historik.
  • Inom näringslivet behöver kundbehov bemötas, lager organiseras och uppdateras och pengaflöde måste hanteras.
  • HR, IT, fastighet och kundtjänst tar emot förfrågningar och klagomål från medarbetare och kunder som behöver besvaras och åtgärdas.
  • Kommuner och regioner ska hantera felanmälningar, förfrågningar och klagomål från såväl medarbetare som invånare.
Illustration föreställande TOPdesk - ett ärendehanteringssystem för kommuner

Syftet med ett ärendehanteringssystem

Processen för ärendehantering involverar mycket informationsinsamling. Handläggare arbetar ofta tillsammans med flera klienter och samlar in data från ibland hundratals källor. Syftet med ett ärendehanteringssystem är att effektivisera, automatisera och förenkla hela arbetsflödet för hanteringen av ärenden.

Fördelar med IT Softwares ärendehanteringssystem

Med ett bra ärendehanteringssystem som TOPdesk kan ert företag förenkla och snabba på hanteringen av komplexa ärenden och säkerställa de bästa förutsättningarna och lösningarna.

Digital registerhållning med mindre pappersarbete

Ärendehanteringsverktyg möjliggör effektivare registerhållning och mindre pappersarbete då all information relaterad till ärendet och samarbeten lagras i ett molnbaserat lagringssystem.

Centraliserad data- och informationshantering med fjärråtkomst

I och med att många företag idag har en global närvaro har fjärråtkomst till affärssystem blivit en vital funktion. Med ett molnbaserat ärendehanteringssystem har alla intressenter säker åtkomst till all data vart de än är.

Realtidsuppdateringar och snabb tillgång till information

Med integrerade molnbaserade datalagringssystem uppdateras all information inom alla kanaler i realtid. Samma system ger en snabb tillgång till information som är relevant för varje enskilt ärende.

Effektiv hantering och lösning på problem och ärenden genom effektiva samarbeten

Ett ärendehanteringssystem möjliggör sömlösa, digitala samarbeten. Alla personer involverade i processen kommer enkelt åt informationen och kan kommunicera med varandra via ett centralt gränssnitt.

Ökad transparens och tydliga verifieringskedjor

Digital registerföring ökar transparens inom alla processer. Handläggaren kan kontrollera varje steg i processen och alla personer involverade i samarbetet. Risker kan identifieras och problem åtgärdas både snabbare och enklare.

Förbättrat och mer personligt kundbemötande

Med hjälp av ett ärendehanteringssystem kan företag erbjuda sina kunder en mer personlig upplevelse. De kan välja att använda självbetjäningsportalen för att lösa problemet på egen hand, eller kontakta kundtjänst för att få hjälp. Kundtjänsten kan snabbt plocka fram kundens profil för att kunna ge bästa möjliga service och säkerställa att företaget förstår deras situation och behov.

Funktioner med IT Softwares ärendehanteringssystem

Centraliserad eller integrerad databas. TOPdesk nyttjar molnbaserade databaser som auktoriserade personer har enkel åtkomst till. De möjliggör enkel delning av data och snabb åtkomst till information oavsett vart kund och handläggare är. Uppdateringar sker i realtid så att ärenden kan utvärderas när som helst.

Anpassningsbar livscykel för ärendehanteringen. Varje företag har sina unika behov. Ett informations- och ärendehanteringssystem kan anpassas för att uppfylla kraven för just er situation. Logiska regler i det automatiserade arbetsflödet bestäms i förväg för att anpassas efter de specifika behoven av ert företag. Skräddarsydda standardmallar används också för att skapa, lagra och hantera ärenden i realtid.

“Single view”-gränssnitt. Ett “single view”-gränssnitt möjliggör ett 360°-perspektiv av alla ärenden. Med gränssnittet elimineras behovet av att byta flikar eller program som främjar både mer effektiva samarbeten och snabbare lösningar av ärenden. Ärenden blir också enklare att bevaka och utvärdera och rapporter kan analyseras i realtid.
Flerkanalig plattform. Vårt globala ärendehanteringssystem är kompatibelt med flera enheter. Data kan registreras och information finns tillgänglig via mobiltelefoner, läsplattor såväl som på datorer på både Android-, iOS- och Windows-plattformar.
Självbetjäningsportalen. Självbetjäningsportalen tillåter kunder att på egen hand hantera och lösa sina ärenden. Portalen innehåller information, en FAQ och mängder av ifyllbara formulär.

Kostnadsfri demo eller rådgivning

Upptäck kraften! Fyll i formuläret för en kostnadsfri demo eller rådgivning

blank