När du börjar leta efter ett ITSM-system är ett av valen du bör börja med att välja mellan ett: allt-i-ett-system, eller ett system som är nischat och bäst i klassen på sin sak. Men hur vet du vilken lösning som passar dig bäst? Och varför du ska välja det ena eller det andra? Vad är för-och nackdelarna? Det tar vi reda på här.
Vad är ett allt-i-ett-system?
Ett allt-i-ett system erbjuder dig en lösning för en mängd olika affärsbehov. Tänk på ERP-system som har funktioner för bokföring, budgetering och riskhantering. Men också projektledning, HR-uppgifter och rapportering. Du köper en svit, från en leverantör, som erbjuder alla dessa funktioner.
Vad är ett bäst i klassen-system?
Om du tittar på bäst-i-klassen-system köper du olika lösningar från olika leverantörer som var och en erbjuder sitt unika verktyg. Även om detta innebär att du hanterar flera leverantörer, är de enskilda verktygen troligen mer anpassade till det som din organisation har behov av.
Så, vilken av dessa lösningar är bäst lämpat för dig?
Som du kanske förväntar dig är svaret: det beror på. Eftersom båda lösningarna har sina egna för- och nackdelar bör ditt val avgöras av vad dina behov är. Vad ska du lösa med det här systemet?
Här är några saker du bör kika på när du står inför valet.
Hur kritisk är processen du vill stödja?
De första frågorna du bör svara på är: vilken process ska systemet stödja, och hur kritisk är den processen för din organisation? Ju mer kritisk processen är, desto viktigare är det att systemet uppfyller dina behov.
Generellt sett är användning av bäst-i-klassen-systemet det föredragna valet för dina kritiska processer. Ett bäst-i-klassen-verktyg erbjuder vanligtvis fler funktioner än allt-i-ett-system och är bättre anpassat för att stödja den specifika processen.
Om verktyget däremot inte är en sådan kritisk process kommer du troligen att klara dig bra med allt-i-ett-system.
Bäst-i-klassen-systemet kan utmärka sig inom ett eller två områden, men är osannolikt att erbjuda den bästa lösningen för alla komponenter i deras svit. Som Gartner säger, när de förklarar bäst-i-klassen, med ERP-system som exempel:
“Företag köper ofta systemlösning från olika leverantörer för att få det bästa erbjudandet för varje applikationsområde. Till exempel kan företag köpa ett HR-paket från en leverantör och ett bokföringspaket från en annan. Även om leverantörer av företagsresursplanering (ERP) erbjuder många företagsapplikationer och hävdar att deras integrerade system är en överlägsen lösning. Är det sällan alla moduler i ett ERP-system som är bäst-i-klassen.” (källa)
Jämför det med fotoredigering. Om du bara gör lite tillfällig beskärning och redigering av foton, bör de standardfunktioner som ingår i Microsoft Office, eller på din telefon, funka för dig alldeles utmärkt. Om du å andra sidan redigerar foton på en mer regelbunden och professionell basis, kommer du vid någon punkt att behöva funktioner som endast verktyg som Adobe Photoshop erbjuder.
Hur mycket tid och pengar vill du spendera?
Generellt sett innebär att välja bäst-i-klassen-system lägre kostnader både i tid och budget. Eftersom implementeringen har en relativt låg påverkan på din organisation. Implementeringen involverar vanligtvis färre kollegor, färre funktioner och kan därför hanteras snabbare.
Två saker att överväga dock.
Bäst-i-klassen har generellt lägre kostnader för att komma igång. Men om du fortsätter att sammanfoga en massa betalda verktyg kan du sluta betala lika mycket som för ett allt-i-ett-system. Så länge du håller koll på vilka verktyg du köper för vilka ändamål bör du kunna hålla dina utgifter i schack.
Å andra sidan erbjuder vissa allt-i-ett-system modulära prismodeller, där du bara betalar för de funktioner du faktiskt behöver. I det fallet kan det vara värt att överväga ett bäst-i-klassen-system.
Hur många leverantörer vill du arbeta med?
Att välja ett bäst-i-klassen-system innebär att du bara hanterar en leverantör för flera verktyg. Detta i sig har för- och nackdelar.
Fördelen med att arbeta med en enda leverantör? Du sparar tid på implementering, utbildning och support för de olika verktygen. Och du har troligen en enda kontaktpunkt för dina support- och förvaltningsfrågor. Speciellt om du har ett gott samarbete med din leverantör kan detta vara ett effektivt sätt att arbeta på.
Samtidigt finns det också en risk inblandad. Om relationen med din leverantör inte är bra, eller om systemlösningen vid någon tidpunkt inte längre räcker till. Blir det svårare att byta till en annan lösning. Du riskerar leverantörslåsning. Och om du bestämmer dig för att byta kan det bli ganska dyrt och tidskrävande att göra det.
Säg att du har ett allt-i-ett-system ERP-lösning. Din HR-avdelning är nöjd med lönefunktionerna. Men projektplaneringsfunktionerna lever inte upp till din projektledningsorganisations standarder. De skulle hellre vilja köpa ett nytt projektledningsverktyg som är bäst på sin sak. Det blir ett problem om teamet förväntas fortsätta att arbeta i samma lösning.
Varför vi tror på att välja system som är bäst i klassen
Även om det finns många legitima skäl för att välja ett allt-i-ett-system, döljer vi inte det faktum att vi ändå tror på bäst-i-klassen-system. Ta TOPdesk som exempel. De bestämde för länge sedan att de inte kan utmärka sig på alla områden. Utan istället strävar efter att göra det bästa ITSM-systemet. Och låter andra leverantörer göra det de gör bäst, helt enkelt.
API:er, ekosystem, marketplace
Eftersom TOPdesk inte erbjuder alla de funktioner som en IT-avdelning behöver i ett och samma system. Är det extra viktigt att erbjuda integrationer med andra verktyg. Därför har TOPdesk investerat i att utveckla API:er som gör att du lätt kan integrera med dina andra viktiga affärssystem. Med hjälp av API:erna kan IT-team också bygga integrationer själva. Dessutom finns både TOPdesk marketplace och vårt Solution Hub där du kan hitta alla möjliga lösningar att lägga till i din TOPdesk-miljö.
Skalbarhet och flexibilitet
För våra kunder är de viktigaste fördelarna med ett bäst-i-klassen-system skalbarhet och flexibilitet.
Många saker förändras ständigt för din organisation och dina kunder förväntar sig mer och mer. Oavsett om det är tekniken du stödjer eller hur snabbt du kan anpassa dig efter dina kunders behov. Ett ekosystem av bäst-i-klassen-verktyg gör det lättare för IT-organisationer att lägga till, optimera eller byta ut vissa komponenter eller funktioner. Snarare än att behöva anpassa eller ersätta ett helt allt-i-ett-system.
Vad väljer du?
Nu är det upp till dig att bestämma vad som fungerar bäst för din organisation när du väljer ett nytt ITSM-verktyg. Att veta om du letar efter ett bäst-i-klassen-system eller allt-i-ett-system hjälper dig i alla fall att begränsa listan över potentiella leverantörer.
