HR Automation: Automatisera dina viktigaste HR-arbetsflöden

HR-avdelningen är ofta en av de mest överarbetade och underbemannade avdelningarna på ett företag. De hanterar en mängd känsliga processer som är helt avgörande för att företaget ska gå runt och svarar på dussintals frågor varje dag. Samtidigt ska de vara proaktiva och tillgängliga för att erbjuda stöd till ledare och medarbetare inom organisationen och bidra till den strategiska utvecklingen. HR automation ger verktyg för att göra HR-arbetet enklare och att hantera dessa viktiga processer på ett säkert, snabbt och kostnadseffektivt sätt. I denna artikel kommer vi att belysa vad Human Resources Automation är och hur det kan gynna alla typer av verksamheter.

Upptäck kraften! Fyll i formuläret så kontaktar vi dig

Vad är HR Automation?

HR automation innebär användningen av teknik som AI och machine learning för att effektivisera HR-processer från början till slut med specialiserade ärendehanteringssystem som genomför de repetitiva administrativa arbetsuppgifterna som ofta förekommer inom HR.

Systemen kan ersätta manuell handpåläggning med uppgifter som att mata in data, skapa filer och dela dokument samt bistå med mer kvalificerade jobb som att hjälpa till att fylla i formulär och föreslå lösningar. Tack vare tekniken kan man snabbt och utan risk för misstag samla in data från flera olika system och filtyper och när informationen väl är insamlad kan systemet sammanställa informationen i ett och samma format så att man enkelt kan skapa rapporter eller dashboards.

Med en plattform som kan reagera på olika affärshändelser (triggers) kan man programmera en serie kriterier och regler som sätter i gång olika standardprocesser för HR och med hjälp av ytterligare digitala lösningar som chatbots och kunskapsbanker samt integration mot existerande system ger Human Resources Automation företagets medarbetare ökade möjligheter till självbetjäning och överblick över sin egen anställning.

Vanliga HR processer som vinner på automation:

Onboarding och offboarding av personal

Från att sätta upp lönekonton till att beställa behörigheter och planering av introduktionsprogram vid nyanställning, och omvänt när medarbetare slutar och går vidare.

Det är många processer som kan automatiseras för att bli smidigare för både HR och medarbetaren.

Löneadministration

En av de första processerna att automatiseras på de flesta företag. Det minimerar risken för fel så att alla medarbetare får rätt betalt och i rätt tid samtidigt som man förenklar insamlingen av stora mängder data från olika system.

Frånvarohantering

Sjukdom, VAB, semester eller tjänstledighet, alla typer av frånvaro måste registreras korrekt för att starta olika processer avseende löneutbetalningar, vidarerapportering och annan uppföljning. I stället för manuell registrering kan detta hanteras automatiskt och via en självbetjäningsportal.

Tidrapportering

HR-system integrerade mot en självbetjäningsportal gör det smidigt för medarbetare att logga sin tid och rapportera avvikelser i realtid vilket både minskar tidsåtgången och risken för att man rapporterar fel i slutet av veckan när man kan ha svårt att minnas detaljer.

Ersättning för resor och utlägg

På liknande sätt som tidsrapportering kan dessa processer automatiseras och förenkla utläggshantering för medarbetaren. Med hjälp av enkla gränssnitt kan de få hjälp med att ta bort fält som inte är relevanta, låta datorn fylla i så mycket som möjligt automatiskt och ge möjligheten att spara mallar för framtida liknande händelser.

Fem fördelar med HR Automation

Det finns många fördelar med att automatisera HR-flöden i organisationer av alla storlekar, men ju större företag och ju fler anställda man har desto tydligare blir det att HR automation blir en förutsättning för att fortsätta utvecklas och vara konkurrenskraftiga i framtiden.

HR automation kan leda till verklig förändring för hela organisationen genom:

  • Tidsbesparing – Repetitiva uppgifter kan hanteras snabbare vilket frigör personalen för att fokusera på viktigare och mer intressanta ärenden.
  • Enhetlighet – oavsett hur informationen ser ut eller vem som ärendet gäller hanteras alla ärenden lika och enligt förutbestämda parametrar.
  • Effektivisering – HR-avdelningen arbetar med rätt saker enligt tydliga processer och med verktyg som stöttar dem i deras arbete.
  • Noggrannhet – automatisering påverkar hela arbetsflödet och gör att man kan samla, jämföra och arkivera större mängder data på ett säkert och tillförlitligt sätt.
  • Kostnadsbesparing – med snabbare, mer noggrann och enhetlig hantering av HR-processer medföljer minskade kostnader på grund av felbokningar eller dubbelarbete. På lång sikt minskar även behovet av vissa administrativa tjänster.

IT Software erbjuder tekniska lösningar och kompetens inom alla typer av process automation och kan hjälpa er organisation att komma i gång med förvandlingen av er HR-organisation. Kontakta oss idag så berättar vi mer!

Vill du veta mer om våra lösningar?