en guide till hur du köper våra produkter och tjänster

Upphandling och ramavtal - behöver upphandling vara krångligt?

IT Software hjälper organisationer att bli mer effektiva i sin Service Management. Med stöd i mjukvara och produkttjänster skapar vi mervärde och affärsnytta och bidrar till att förbättra interna och externa verksamhetsprocesser inom organisationer och myndigheter. Oavsett var din organisation just nu befinner sig på digitaliseringsresan, är IT Software er långsiktiga partner för digital transformation.

Vi har lång erfarenhet av upphandlingar och hamnar ofta i dialogen hur upphandling och ramavtal av våra programvaror och tjänster går till, vad som gäller och vad som är bästa vägen framåt för att kunna inhandla efterfrågade system till den egna organisationen. Vi kommer här i korthet gå igenom vilka vägar du kan välja bland alla de olika upphandlingsförfarandena, och vilka som är de vanligast förekommande.

Upphandling

Upphandling av programvaror och tjänster regleras bland annat av Lagen om offentlig upphandling (LOU) och Lagen om upphandling inom försörjningssektorn (LUF).

För att skapa de bästa förutsättningarna för din verksamhet att nå målen snabbare med hög precision krävs två saker: en effektiv inköpsprocess med god planering och en tydlig strategi för hur upphandlingen ska förberedas och genomföras.

De vanligaste upphandlingsformerna är direktupphandling, upphandling via ramavtal eller offentlig upphandling och det finns för- respektive nackdelar med alla upphandlingsformer. De olika upphandlingsformerna behöver följa olika regler och vissa upphandlingsförfaranden har tydliga begränsningar. Och här ska vi i korthet beskriva vilka dessa är.

Nya upphandlingsregler från
1 februari 2022

Från och med 1 februari 2022 gäller nya och förenklade regler för offentliga upphandlingar. Ändringarna innebär ett färre antal regler och en större flexibilitet för den upphandlande parten. Samtidigt ställs nu större krav på den upphandlande organisationen att beskriva vad som gäller för den enskilda upphandlingen i upphandlingsdokumenten.

Ta beslut om upphandlingsförfarande

När du har tagit beslut om upphandling för din organisation och om din organisation har ett befintligt avtal som reglerar dina inköp, ska det avtalet i första hand följas. Om det inte finns något sådant avtal, ska en upphandling göras och då ska ett upphandlingsförfarande väljas. Beslutet om vilket förfarande som kan följas ska baseras på en uppskattning av upphandlingens ekonomiska värde.

Direktupphandling

En direktupphandling används när du som kund inte har något befintligt ramavtal eller om helt enkelt vill ha ett förenklat förfarande. Du kan fritt reglera krav och innehåll och kan med direktavtal handla direkt med leverantören. Det låter väl väldigt smidigt, så varför gör man inte alltid så här?

En starkt bidragande faktor till att den här typen av upphandlingar inte förekommer så ofta när du ska inhandla ett verksamhetskritiskt system, som exempelvis ärendehanteringssystem, beror på att det finns något som kallas för tröskelvärde.

Vår erfarenhet är att tidsaspekten samt tröskelvärdet sällan är förenliga med våra kunders önskemål när det kommer till inköp av ärendehanteringssystem; våra kunder brukar växa med systemet och gärna behålla det länge, vilket gör att både kostnaden och tiden utgör hinder.

Direktupphandlingar är också begränsade i tid, vilket gör att du efter en period måste göra en ny upphandling av en annan typ. Om det är så att du önskar behålla systemet en längre tid. När det gäller ärendehanteringssystem brukar dessa behållas i varierande grad, men allt som oftast så rör det sig om 4–20 år. De få gånger vi rekommenderar direktupphandling är när kunden är mellan ramavtalsleverantörer eller om man vill testa på systemet i en mindre del av organisationen, för att kunna förbereda en upphandling under tiden.

Vad är tröskelvärdet?

Tröskelvärdet är en beloppsgräns för varje upphandling som avgör vilka regler i upphandlingslagstiftningen som ska användas. Enligt nya upphandlingsregler är tröskelvärdet 700 000 kr för hela kontraktsvärdet för hela den perioden som ni har tänkt att nyttja systemet.

Upphandling via Ramavtal

En upphandling via ramavtal innebär att man köper in en produkt eller tjänst via den partner som ni i dagsläget har ramavtal med. När du vill köpa våra produkter och tjänster via ramavtal finns vi representerade hos: Atea, Crayon, Dustin och Redpill.

Om du vill läsa mer vad det innebär för att vidare diskutera inom din organisation kan det vara värdefullt att känna till avtalen som följer här nedan:

Fördelen med upphandling via ramavtal är att det inte finns någon övre beloppsgräns rent regelmässigt. Här finns möjligheten att ta in en eller flera aktörer och konkurrensutsätta dessa mot varandra för att på så sätt validera vilken leverantör som ger bäst funktionalitet till den lägsta summan pengar.

Det är heller inga problem att byta ramavtalsleverantör under den löpande kontraktsperioden. Den nya ramavtalsleverantören ärver det redan pågående avtalet.

En upphandling via ramavtal behöver inte dra ut på tiden, den här typen av upphandling kan i teorin vara lika snabb som en direktupphandling. I praktiken tar det dock något längre tid från start till mål, då du som kund inte ingår avtal direkt med IT Software och därmed behöver reglera avtalet genom en tredje part, vilket är det bolaget som du har ramavtal med. Värt att belysa är att man bör gå igenom juridiken mellan dig och din avtalspart så att ert gemensamma avtal inte står i strid med IT Softwares villkor i väsentlig grad. Den här typen av upphandlingsform är mycket vanlig.

Offentlig upphandling

Hur skiljer sig då en offentlig upphandling av programvaror och tjänster från upphandling via ramavtal? Den största skillnaden är att det inte finns någon begränsning på hur många som i teorin kan delta i en offentlig upphandling. Du kan därmed inte reglera vilka aktörer som väljer att delta och du måste granska samtliga aktörer som väljer att ställa upp i upphandlingen. Har man gott om tid och inte vill involvera en tredje part är det här den bästa upphandlingsformen. Eftersom det slutgiltiga avtalet ingås direkt mellan dig och den vinnande leverantören.

För att se till att mottagna deltagare inte blir allt för många är det av yttersta vikt att du spetsar er kravställning på ett sätt där samtliga av era krav uppfylls, men att de inte är för omfattande att ingen aktör kan uppfylla önskemålen.

När det gäller prisnivåer och tidsomfattning gäller ungefär samma regler som för ramavtal. I och med att avtal skrivs direkt mellan dig och er blivande partner bjuder detta in till att parterna gemensamt kommer överens om villkoren. Om det finns viktiga juridiska punkter som du vill trycka på och som du inte önskar ska vara dispositiva regleras det direkt i kravställningen.

Så förbereder du
inför en upphandling

Förberedelse är A och O när det kommer till att genomföra framgångsrik upphandling med syfte att upphandla en programvara eller tjänst utifrån organisationens behov och mål. Planera arbetet, kartlägg och analysera dina behov, specificera kravställning och undersök alternativ på marknaden för att säkerställa att systemet uppfyller uppsatta mål.

Planering och grundarbete

En noggrann planering och robust grundarbete underlättar arbetet genom hela upphandlingsprocessen. Avsätt tid för att identifiera vilka interna och externa kompetenser som behöver vara delaktiga i upphandlingar, och säkerställ att de involveras från start.

Kartläggning och analys

Kartlägg och analysera dina och organisationens behov och därefter marknaden. Detta är viktigt för att du ska ha en komplett överblick över för vilka krav, villkor och kriterier som måste formuleras i era upphandlingsdokument. Och vilket förfarande som är lämpligt att använda. Exempel på vad som kan ingå i kartläggning av marknaden är vilka leverantörer som kan täcka verksamhetens behov, var finns de, vilka tjänster och programvaror erbjuder de och hur ser kostnadsbilden ut för deras erbjudanden.

Lär dig av de riktiga experterna; våra kunder!

Kolla in våra referenscase med kommunkunder för att lära dig mer om hur TOPdesk ärendehanteringssystem förenklar vardagen, effektiviserar processer och hur du kan minska arbetsbelastningen.

Hur går en upphandling till?

Genomförandet av en upphandling handlar bland annat om att ta fram upphandlingsdokument, annonsera och utvärdera anbud. Därefter behöver du ta beslut om vilken leverantör som vunnit, meddelade deltagande leverantörerna om ditt beslut och efter detta om ett avtal kan tecknas.

1. Ta fram upphandlingsdokument

Upphandlingsdokument syftar till underlaget som beskriver och fastställer innehållet i en upphandling. De bör innehålla all relevant information som leverantörerna behöver för att kunna lämna ett anbud som matchar dina behov och kravspecifikation. Vi rekommenderar att dela upp dokumenten i olika avsnitt för att göra det lättnavigerat och få en konkret överblick över vad som ska och vad som bör ingå.

2. Annonsera upphandlingen

Annonsera upphandlingen så att alla potentiella leverantörer får vetskap om den och kan lämna sina anbud. Alla upphandlingar som inte är direktupphandlingar ska annonseras i en registrerad annonsdatabas. Överstiger upphandlingen tröskelvärdet ska den även annonseras i EU:s gemensamma annonsdatabas, TED (Tenders Electronic Daily).

3. Utvärdera erhållna anbud

Vid anbudstidens slut ska du utvärdera alla erhållna anbud genom att pröva dem mot er kravspecifikation i upphandlingsdokumenten. Därefter ser du över vilka anbud som är mest ekonomiskt fördelaktiga utifrån din organisations önskemål. Absolut sekretess gäller tills ett beslut har fattats gällande tilldelning av upphandlingen, att göra om den eller avbryta den.

4. Tilldela avtalet

Baserat på utvärderingen ska du besluta vilken eller vilka leverantörer som ska tilldelas avtalet. Detta ska meddelas skriftligen till alla anbudsgivare så snart som möjligt; detta gäller även då upphandlingen ska göras om eller avbrytas. När alla anbudsgivare har underrättats om tilldelningen hävs den absoluta sekretessen.

5. Avsluta upphandlingen

Skickas tilldelningsbeslutet elektroniskt gäller en avtalsspärr på 10 dagar. Om tilldelningsbeslutet skickats på annat sätt än elektroniskt gäller 15 dagars avtalsspärr från utskickandet. Det innebär att inga avtal får ingås under denna period. Först när spärren gått ut kan ett avtal tecknas. Avtalsspärren gäller inte vid direktupphandling.

Vid avrop från vissa typer av avtal kan du bestämma om du vill tillämpa en avtalsspärr eller inte.

Realisera avtalet

Efter att upphandlingen är genomförd och leverantörer tilldelats avtalet ska avtalet implementeras och förvaltas. Vi jobbar alltid med kunden i fokus och bidrar med vår kompetens i den utsträckning som behövs, för att du och din organisation ska kunna arbeta proaktivt, känna er flexibla i produktverktygen och växa med våra systemlösningar. Därför anstränger vi oss extra mycket för att kvalitetssäkra en fortsatt framgångsrik användning av systemen. Våra Customer Success Managers lyssnar på dina behov och bidrar med kunskap och insikter för att du ska nå full potential av systemets möjligheter.

Saknas det kompetens i organisationen eller finns det behov av kvalificerad konsulthjälp inom ITIL-ramverket, kan vi guida dig rätt. Såklart sätter vi nivån på förvaltning beroende på hur självgående din organisation är.

Upphandling och ramavtal med IT Software

Hoppas denna text hjälpte dig att sålla bland de olika scenariona och att du med vår guide har fått en bättre insikt i vilken upphandlingsform som passar bäst. Och hur du kan genomföra en så bra upphandling som möjligt. Undrar du något mer gällande upphandling och ramavtal för våra programvaror och tjänster? Hör av dig till oss.

Vi på IT Software säkerställer en smidig upphandling med dina verksamhetsbehov och specifika förutsättningar i fokus. Tillsammans går vi igenom organisationens processer och övergripande funktionsbehov där vi tar fram en anpassad paketlösning på programvaror och tjänster som bör ingå i din urvalsprocess. I samband med detta lämnar vi ut mallar och utkast till anbudsförfrågan och kravspecifikation.

Med IT Software finns möjligheter till direktupphandling, ramavtal och offentlig upphandling.

Nyfiken och vill veta mer?

Vill du veta mer om hur vi kan hjälpa dig med den digitala resan och få dig att uppnå utmärkt service med hjälp av TOPdesk? Vänligen lämna dina uppgifter och jag återkommer till dig så snart som möjligt.

Självklart kan du kontakta mig direkt på telefon 0725 54 86 23 eller på mejl: daniel.annell@itsoftware.se