IT Service Management (ITSM)

Vad är ITSM? Varför bör företag investera i ett ITSM verktyg? Vilka fördelar innebär ITSM för ett företags IT-processer och arbetsflöden? Upptäck vilken roll IT-tjänstehantering spelar i det moderna företaget och lär dig hur TOPdesk ITSM system kan gynna ert företag. Här är allt du behöver veta om ITSM.

Vad är ITSM?

ITSM eller ”IT Service Management” sträcker sig egentligen över alla aktiviteter och processer som involverar IT och IT stöd, över hela livscykeln. När ett företag har växt till en storlek där man behöver en strategi och ett stöd i sina IT-processer, det är då ett verktyg för ITSM kommer in.

Du kanske vill beställa mat från ett system eller ett intranät, söka information på en specifik plats eller arbetar med diverse programvaror på era datorer? Alla dessa mjukvaror och hårdvaror driftas och sköts i någon form av IT. Och det är här TOPdesk kommer in.

TOPdesk är ett ITSM system som kan ses som en portal och programvara som kan hålla kolla på allt det här och mycket därtill. Det finns olika sätt att ta fram ett sådant ITSM system. Man kan ta den klassiska vägen och utveckla ett program med utgång från vilka tjänster som kan tänkas behövas. Klassiskt är att användarna får anpassa sig till systemet. TOPdesk har valt ett annat utgångsläge; de har istället utgått ifrån användarna. Hur de arbetar. Vilka frågor som uppstår och vilka stöd de behöver.

När och varför investerar ett bolag i ITSM software?

När ett företag märker av att kostnaderna sticker iväg, när kvalitén är svår att hålla på topp konstant. Antalet program börjar bli för många. Eller när man vill höja upplevelsen både för kunder och anställda; det är då man brukar börja titta på ett ITSM system.

Du kanske har återkommande problem, frågor eller flöden som du arbetar med? Ett ITSM system som TOPdesk kan hjälpa dig att både minska antalet registrerade ärenden, standardisera kända flöden och hjälpa dig att identifiera och isolera problem i verksamheten. TOPdesk hjälper dig även att komma ihåg saker och presenterar uppgifterna som en naturlig del i arbetsflödet.

Få bort excellistor, påminnelser i kalendrar och mejl som skickas fram och tillbaka. Låt TOPdesk hjälpa dig att integrera alla sådana tänkbara uppgifter på ett naturligt sätt i ert arbetsflöde. Tar det tid för dig att planera upp vem som gör vad på arbetsplatsen? TOPdesk ITSM verktyg hjälper dig att synliggöra belastningen på ett pedagogiskt sätt, så att du kan bli så effektiv som möjligt även där. TOPdesk har även ett ytterst kompetent analysverktyg som monitorerar alla händelser inom verksamheten. Med hjälp av detta kan du sedan skapa rapporter i alla tänkbara former.

Enkelt uttryckt: ITSM handlar om att hjälpa organisationen att fungera bättre

Här är fem konkreta exempel på ITSM processer:

Change and Release Management
Implementering ändras så enkelt som att ersätta en dator, eller så omfattande som att införa helt ny programvara.
Asset Management
Registrerar och håller reda på IT-tillgångar inklusive all hårdvara och mjukvara du hittar inom ett företag, t.ex. datorer och mjukvarulicenser.
Problemhantering
Att identifiera och lösa stora strukturproblem inom din organisation.
Incident Management
Registrering och behandling av alla klagomål, önskemål och förfrågningar (interna) kunder har.
Resurshantering
Uppehåller anställdas tillgänglighet och arbetsbelastning.

Fördelar med ITSM

Oavsett hur stort eller litet företaget är så är i princip varje organisation på ett eller annat vis involverat i IT Service Management. ITSM resulterar i bättre hantering av ärenden, servicebegäran, problem, förändringar och IT-tillgångar och en rad andra IT-element. Det har kommit att bli en oumbärlig del av varje organisation där ett ITSM verktyg möjliggör hantering av IT-tjänster på ett enkelt och rättframt sätt.

Nedan har vi satt ihop en lista över de åtta främsta fördelarna IT Service Management erbjuder för det moderna företaget

Standardisering och syntes
En ITSM lösning som TOPdesk hjälper dig att standardisera och effektivisera IT-arbetsflöden och IT-tjänster inom din organisation. Användningen av ett ITSM tool hjälper anställda att utföra sina uppgifter snabbare och bättre och förbättrar samtidigt synkroniseringen mellan olika avdelningar i företaget.
Förbättrad ROI eller avkastning på investeringar
Att använda IT service management software ökar ditt företags ROI (Return On Investment). IT-tjänsterna strömlinjeformas som leder till ökad produktivitet.
Bättre prestanda
Med tillgång till rätt uppsättning verktyg kommer du märka en markant ökning i de anställdas produktivitet. Med hjälp av ett ITSM tool blir det både enklare och snabbare för anställda att hitta den information de behöver och sortera rapporter utan problem.
Mindre risk för fel
ITSM software automatiserar repetitiva arbetsflöden som minskar risken för manuella fel där de anställda kan fokusera på det viktiga inom företaget.

Enklare visualisering av arbetsflöden
Med en ITSM solution blir det enklare att identifiera och visualisera flaskhalsarna i dina arbetsflöden och processer. IT service management tools som TOPdesk är till stor användning vid felsökning. Du får en bättre överblick över problemet för att snabbare kunna hitta en lösning och åtgärda det.
Sparar pengar
Med ett ITSM system sparar du pengar och tid både på lång och kort sikt då anställda får tillgång till verktyg som hjälper dem arbeta mer effektivt. Och slutföra sina arbetsuppgifter innan deadline.
Bättre hantering av tillgångar
Att använda ITSM software förbättrar din organisations hantering och nyttjande av IT-tillgångar avsevärt. Både hårdvaru- och mjukvarutillgångar observeras 24/7. Inklusive spårning av deras användning.
Bättre utvärdering av anställdas prestation
Sist men inte minst blir det även enklare att bedöma anställdas prestation och effektivitet. IT service management software samlar avancerade data och statistik om allt arbete som utförs inom din organisation som framtida beslutsfattande kan baseras på.

Hur väljer du rätt ITSM verktyg?

Att hitta rätt ITSM verktyg för ditt företag är ofta en komplex och tidskrävande process. Fel verktyg som inte kan integreras ordentligt kan stå dig dyrt i längden. När du letar efter ett nytt ITSM verktyg, använd nedan punkter som en checklista för att säkerställa att du väljer det ITSM verktyg som matchar dina behov bäst:

Förstå dina ITSM-behov
Vilka funktionaliteter krävs för att dina arbetsflöden ska kunna förbättras och flyta på smidigt? Vilka är dina unika behov?
Prata med anställda
Det är i slutändan dem som kommer använda verktyget. Be om deras åsikt för att få en bättre överblick över vad de behöver för att kunna utföra sina arbetsuppgifter på bästa sätt.
Särskilj önskemål från behov
Det är viktigt att inte stirra sig blind på vad du vill ha, utan vad du faktiskt behöver. Förutse integrationer: Ta reda på vilka integrationer du behöver för att knyta samman alla era system.
Sätt en budget
Rita upp en konkret budget för vad du kan/är villiga att betala.

Alla företag är olika, och så är även dina behov. Det är många överväganden i valet av ITSM verktyg. Fördelen med TOPdesk är att de har byggt sina tjänster med utgång utifrån användarna. Du slipper jämföra olika ITSM system med varandra och behöver inte stå ut med att testa nya demos vecka ut och vecka in. TOPdesk kan anpassas helt efter din organisation för att uppfylla behov, önskemål och krav.

Hur kan jag börja med IT Service Management?

Enkelt uttryckt handlar ITSM om att hantera informationssystem som levererar värde till dina kunder. Detta är inte begränsat till standardservrar, bärbara datorer och programvarupaket.

ITSM inkluderar också aktiviteter som planering och hantering av förändringar så att de inte stör verksamheten, fastställer hinder och hanterar kontrakt med leverantörer, så att du inte blir förvånade över en plötslig kontraktsförnyelse eller uppsägning.

Lyckligtvis är du inte ensam i att hantera alla dessa olika informationstekniska aspekter. Ett professionellt IT-servicehanteringsverktyg hjälper dig att automatisera dina ITSM-processer, öka effektiviteten, minska kostnaderna och nå ert främsta mål: glada kunder.