Martin & Servera är en av Sveriges ledande grossister inom mat och dryck. Med en verksamhet som spänner över flera bolag och avdelningar ställer det höga krav på intern service och tydliga processer.
Innan TOPdesk
När Martin & Servera 2018 såg över sin ärendehantering blev det tydligt att det dåvarande systemet inte räckte till och en förändring behövdes. Systemet de använde täckte bara IT-support och IT-drift. Det saknades en självbetjäningsportal, slutanvändarna hade ingen insyn i sina ärenden, och förvaltningen av systemet var i stort sett obefintlig.
De visste vad de behövde. Frågan var vilket system och vilken partner som kunde leverera det.
Valet av TOPdesk och IT Software
Martin & Servera genomförde en gedigen förstudie och ställde sex leverantörer mot varandra, två stora, två medelstora och två nordiska. Alla träffades fysiskt för demo i Stockholm.
IT Software gjorde bäst avtryck på oss genom deras presentation. Och TOPdesk prickade för våra ”must haves”. Ett krav vi hade var att det fanns svensktalande support, och det kunde TOPdesk erbjuda genom IT Software
Från IT-avdelning till hela organisationen
Det som startade som ett IT-projekt har vuxit till något betydligt större. Idag används TOPdesk tvärfunktionellt inom Martin & Servera-bolagen, av IT, HR, ekonomi, fastighet, logistik och till och med i en produktionslinje på en fabrik i Älgarås. Även systerbolaget Sorunda har anslutit sig.
– Framför allt fick vi en transparens, uppföljning och dialog runt ärenden genom självbetjäningsportalen. Tidigare kunde det upplevas som att man skickade in sitt ärende i ett mörkt hål, utan insyn.
Idag fungerar TOPdesk som gränssnittet mellan slutanvändare och de förvaltningar och team som arbetar i stödjande processer. När nya avdelningar vill ansluta sig är mönstret det samma: man har tappat kontrollen, saknar uppföljning eller missar ärenden. TOPdesk ger dem strukturen de behöver.
Tips till andra i samma sits
Ett tips är vikten av att ha en aktiv och levande förvaltning där systemet blir en gemensam sak som olika avdelningar känner delaktighet i. Ett annat råd är att alltid ha med sig båda perspektiven när du inför eller förbättrar ärendehanteringen: de som ska anmäla ärenden och de som ska hantera dem.
Försök att inte övertänka processerna. Sätt en bra grund och utgå från den. Ingen vinner på att det är för svårt att göra rätt – det ska vara lätt att göra rätt
En partner som känns nära
Efter flera år som kund är det inte bara systemet som Martin & Servera värdesätter. De beskriver relationen med IT Software som varm och personlig, där supporten alltid ställer upp och samtalen alltid kan vara ärliga.
Vi uppskattar att IT Software är personliga
