Processhantering

Processhantering eller Process Management är en metodik som styr hur du analyserar, optimerar och kontrollerar olika processer inom er organisation. Syftet med processhantering är att identifiera och följa upp alla steg som ingår i en process eller arbetsflöde, för att ge förutsättningar för att kunna arbeta med kontinuerliga förbättringar inom organisationen.

Vad är processhantering?

Till skillnad från projektledning, som är inriktad på enstaka projekt, och förändringshantering som hanterar effekterna av förändringar inom organisationen, behandlar processhantering repetitiva processer som utförs regelbundet. Ramverket genomlyser hela organisationen på individuell processnivå och som helhet, för att skapa en mer effektiv organisation. Genom att analysera alla system och komponenter kan man upptäcka flaskhalsar i arbetet och identifiera gemensamma förbättringsområden.

Alla typer av företag hanterar mer eller mindre komplexa processer. Oavsett hur verksamheten ser ut, hjälper en väl förankrad och genomtänkt processhantering verksamheten att kontrollera risker och minimera störningar i tjänsteleveransen samtidigt som man skapar utrymme för medarbetarna att fokusera på sin kärnverksamhet.

Processhantering bör därför ingå som en långsiktig strategi inom alla företag för att löpande övervaka verksamheten. Om man implementerar Process Management på rätt sätt bidrar det till att alla resurser nyttjas så effektivt som möjligt och att verksamheten utvecklas och uppnår sina mål samtidigt som alla intressenter får den information de behöver.

Vill du hellre se en video om ämnet?

Videons innehåll:

Vilka steg ingår i processhantering?

Metodiken för processhantering kan användas i olika typer av verksamheter och avdelningar inom ett företag; det kan vara inom IT, HR eller kundtjänst eller hela företaget. Hur man går till väga kan också variera men omfattar i regel följande steg:

Analys – Granska relevanta arbetsflöden, genom intervjuer med nyckelpersoner och observationer. Målet är att få en förståelse för hur arbetsuppgifter utförs och om resultaten stämmer överens med verksamhetens förväntningar.
Definition – Det här steget involverar avgränsning, prioritering och kartläggning av ansvar för affärsprocesserna. Här är det viktigt att man både blickar framåt mot ett framtida, önskade tillstånd samtidigt som man ser över de nuvarande processerna.
Bevakning – För att kunna följa upp hur processerna sköts sätter man mål och nyckeltal som går att samlas kring och dela med övriga intressenter.
Optimering – Med effektiv mätning och uppföljning kan man effektivt styra verksamhetens processer över lång tid. Detta innebär att man regelbundet identifierar resursproblem eller operativa fel och hittar sätt att förbättra processen.

System för processhantering

Utan ett effektivt system för processhantering är det svårt att få överblick och styrning av verksamheten. Genom digitalisering uppstår även möjligheten att automatisera vissa processer vilket leder till att man sparar både tid och pengar samtidigt som kvalitén på utförda moment förbättras.

IT Software är partner med TOPdesk, ett ärendehanteringssystem som smidigt stödjer olika typer av processer inom IT, HR, fastighet och kundtjänst. I ett och samma system kan ni hantera formulär, processdokument, rapporter och stödjande dokumentation som är relevant för ärendet.