Handelshögskolan - en väg in för alla serviceärenden med TOPdesk som möjliggörare

Handelshögskolan förädlar talang för ledande befattningar inom privat och offentlig sektor. Trots att skolan är tillsynes en liten skola med cirka 2 000 studenter, är Handelshögskolan är en av Sveriges mest renommerade skolor och rankad som fjärde bäst i världen på masterprogrammet 2022.

Innan TOPdesk infördes på Handelshögskolan användes det ett annat Service Management-system. Utmaningen med det var att det var för dyrt, det var svårt att anpassa och det passade inte riktigt deras verksamhet. Samtidigt var det så att två av deras medarbetare, som i princip hade byggt upp hela IT-avdelningen, gick i pension. Och med excellistor som uppdaterades av deras kära pensionärer var det inte hållbart i längden.

Målet med TOPdesk på min avdelning är att få kontroll över inventori, få kontroll över vad vi gör och hur lång tid det tar. Parallellt håller vi på att implementera en förvaltningsmodell och för att kunna förvalta något behöver du veta vad är det för någonting som vi har; du måste veta vem som är systemägare, när går licenserna ut, vilka certifikat är det - alla de bitarna tänker vi lagra i TOPdesk. Just nu är vi ganska reaktiva på alla de här bitarna faktiskt, säger Pär Kempe som är Chief Information Officer på Handelshögskolan.

Idag använder två avdelningar på Handelshögskolan TOPdesk och det är IT-avdelningen och Infocenter. I och med pandemin och att skolan var stängd under stora delar var det prio 1 att införa systemet först på Infocenter så att studenterna skulle få ett system att kunna lägga sina servicefrågor i. Ett snabbt sätt att på rekordfart snabbdigitalisera verksamheten.

Hela tanken med vårt projekt med TOPdesk var att det skulle vara en väg in för alla studenternas servicefrågor. Och där är ju TOPdesk det system som någonstans ska göra det möjligt, med självbetjäningsportalen bland annat. Studenterna som pluggar idag har en helt annan syn på när service ska vara tillgängligt och där tror vi att TOPdesk är den möjliggörare som vi behöver, berättar Digital verksamhetsutvecklare Karin Hallmén.

En annan del som Pär ser att de kan använda TOPdesk till, framförallt på IT-avdelningen, är att identifiera flaskhalsar i produktionen. Att se vad som behöver göras något åt direkt och inte lägga plåster på. Pär poängterar att med hjälp av TOPdesk blir det synligt för honom, men också för andra delar i verksamheten, var resurserna behöver läggas, för att effektivisera sig själva men också IT-fabriken i stort.

Våran vision med TOPdesk är få ett större samarbete inom högskolan. Och det ser vi att vi är på god väg. Handelshögskolan är så pass liten verksamhet också där många av våra funktioner bara sitter med 1-2 personer, så för att cheferna ska förstå vad arbetsmängden är per funktion och när någon är frånvarande är det oerhört viktigt att ha ett system med bra överblick i, avslutar Karin.

Läs mer om ärendehanteringssystem TOPdesk här >>