Kanban board – ett agilt sätt att styra processer

En Kanban board är ett visuellt verktyg som används för att hantera arbete när det rör sig genom en process. Tavlan illustrerar både hela arbetsflödet eller projektet och de individuella aktiviteter som ska utföras för att processen ska löpa enligt plan.

Upptäck kraften! Fyll i formuläret så kontaktar vi dig

Hur fungerar en Kanban board?

Kanban board fungerar genom att man mappar enskilda arbetsobjekt till kolumner på en stor tavla som representerar en sekvens av steg man kommit överens om att gå igenom från början av arbetet till dess slut. För att markera hur arbetet fortskrider drar man sedan korten och flyttar dem genom kolumnerna från vänster till höger. Detta sätt att tillsammans styra teamets arbete är vanligt förekommande som agile project management tool.

Kanbantavlan är ett uppskattat agilt verktyg som används för att fördela ägarskap och resurser på ett snabbt, överskådligt och smidigt sätt. För att skapa förutsättningar för varje individ att fokusera på att lösa sina uppgifter utan att bli distraherade är det även vanligt att man begränsar det pågående arbetet. Detta sker genom att man sätter en gräns på kapaciteten för ”work-in-progress” (WIP) för en kolumn på sin Kanban board samtidigt som man stämmer av status på uppgifterna kan man då kontrollera att arbetsbelastningen inte är för hög.

Hur arbetar man med en Kanban dashboard?

När du bygger din första Kanban board är det bra att börja med en enkel struktur, sedan är det lätt att gradvis utveckla och förbättra tavlan tills den ger en tydlig översikt över uppgifter och resurser.

Hitta flaskhalsar i arbetsflödet på Kanban-tavlan

En Kanban dashboard är ett perfekt verktyg för att visualisera potentiella problem i ditt arbetsflöde. Ser du en kolumn där uppgifter tillkommer snabbare än de flyttar vidare kommer arbetet att börja hopa sig och problemet blir synligt för hela teamet. Detta kan orsakas av ett tillfälligt problem men också en mer permanent flaskhals. Genom att kartlägga arbetsflödet så exakt som möjligt får du en tydlig bild av var problemet ligger och har möjlighet att förhindra att dessa uppstår igen.

Använd Kanban board för att begränsa pågående arbete och fokusera

Under många år har begreppet multitasking använts för att beskriva någons förmåga att vara effektiv, stresstålig och anpassa sig till teamets behov och att ”hålla många bollar i luften”. Men det blir mer och mer tydligt att multitasking faktiskt leder till minskad effektivitet för företaget då många parallella uppgifter leder till att ingen blir löst fullt ut. Samtidigt ökar risken för överarbete och stress-relaterad ohälsa hos medarbetare som aldrig hinner slutföra sina uppdrag.

Kanban-tavlan är ett agile project management tool som blir ett utmärkt sätt att undvika felaktig multitasking genom att tillämpa WIP-gränser enligt teamets faktiska kapacitet. samtidigt på din tavla eller sätta individuella gränser för varje steg i arbetsflödet.

Använd Kanban dashboard för att spara tid med onödiga möten

En omedelbar fördel med implementeringen av Kanban-tavlor är att de sparar tid på möten, lägesrapporter och många andra onödiga avbrott i verksamheten.
Tavlan fungerar som en gemensam informationsplats som hela teamet kan använda för att löpande se vem som arbetar med vad. Med en Kanban dashboard kommer både du och alla i teamet veta hur projektet fortskrider och på så sätt behövs inte lika många möten för att få uppdateringar på framstegen eller för att rapportera vidare till er styrgrupp, ledningsgrupp eller liknande.

Visualisera hinder på din Kanban board

Kanban-tavlan låter dig visualisera problem som hindrar ditt team från att slutföra sina uppgifter i tid. Samtidigt kan du som team- eller projektledare fokusera på att försöka hitta lösningar eller prioritera om arbetsuppgifter för att försöka ta bort hindret.

Kanban board ingår som verktyg i TOPdesk

IT Software samarbetar sedan många år med TOPdesk, ett komplett ärendehanteringssystem för IT-avdelningar, HR och kundtjänst. För att stödja team som vill arbeta enligt agil metodik ingår verktyget Kanban board som gör det lätt att prioritera och planera uppgifterna.

Kanban dashboard i TOPdesk är speciellt utformad för att hantera och prioritera inkommande ärenden hos exempelvis IT-support eller kundtjänst.

Samtal eller kundärenden markeras och kategoriseras när de kommer in och genom att dra och släppa ärendet genom de olika kolumnerna visualiseras framstegen som teamet gör.

Ärenden rankas också vertikalt. Är ett samtal mycket viktigare än de andra kan man prioritera det genom att dra det högst upp i kolumnen. Det här samtalet kommer då att hanteras och flyttas till vidare på tavlan så snart som möjligt.

Kontakta oss på IT Software idag så berättar vi mer om hur du använder Kanban för att effektivisera arbetet för ditt team.

Vill du veta mer om våra lösningar?