Processautomation

Konceptet processautomation har förekommit sedan Henry Ford introducerade löpandebandprincipen i sina bilfabriker. Kort sagt innebär det att man av tekniska lösningar för att utföra rutinmässiga och repetitiva arbetsuppgifter inom en organisation i stället för att dessa utförs av en människa. Genom att minska repetitiva och ineffektiva moment och arbetsflöden med Business Process Automation sparar man både tid och pengar samtidigt som kvalitén på utförda moment ofta förbättras. När denna typ av arbetsuppgifter tas bort från medarbetarna ökar välbefinnandet och produktiviteten genom att man uppmuntrar människor att koncentrera sig på att föra organisationen framåt, snarare än att bara leverera produkter.

Upptäck kraften! Fyll i formuläret så kontaktar vi dig

Vad är Business Process Automation?

Inom tillverkningsindustri handlar automation i stor utsträckning om att ersätta monotona och tunga manuella moment med robotar (Robotic Process Automation) för att montera produkter och tillverka varor. Inom affärsvärlden handlar det i stället om att nyttja programvara och artificiell intelligens för att skapa datadrivna processer genom Business Process Automation (BPA).

För att man ska kunna automatisera en process:

  • Måste den vara repetitiv.
  • Måste den tillämpas regelbundet och under lång tid.
  • Bör den inte kräva mänskligt ingripande.

Att automatisera processer inom verksamheten är en central del av den digitala transformationen som hela samhället håller på att genomgå. Dagens mer eller mindre papperslösa kontor där digitala hjälpmedel, epost och smarta telefoner är en självklarhet har inte mycket gemensamt med ett kontor på 1960talet. Överföringen av pappersdrivna, långsamma administrativa sysslor till datoriserade lösningar har blivit rent av nödvändigt men hur långt kan man gå med automatiseringen?

Hur fungerar Business Process Automation?

Business automation kan implementeras på ett eller annat sätt i de flesta affärsområden inklusive marknadsföring, försäljning och stödfunktioner. Verktygen och systemen man använder varierar i omfattning men tack vare alltmer komplexa IT-lösningar drivna av maskininlärning och AI fortsätter utvecklingen. Flera av dessa verktyg kan idag förstå naturligt språk och ostrukturerade datamängder, interagera med människor och anpassa sig till nya typer av problem utan mänsklig vägledning eller programmering. Leverantörerna av BPA verktyg utvecklar också kontinuerligt sina egna gränssnitt så att dessa verktyg kan användas direkt av icke-tekniskt kvalificerad personal.

Fördelar med Business Process Automation

Det finns många fördelar med att tillämpa Business Process Automation inom i stort sett alla typer av verksamhet. Att minimera monotont arbete och därmed öka effektiviteten är självklara skäl till att vilja gå över till mer automatiserade arbetssätt men processautomation kan bidra med oändligt mycket mer än så.
Varför ska man introducera ett BPA system?

  • För att minimera fel.
  • För att följa definierade processer på ett säkert sätt.
  • För att minska riskerna för företaget.

Digitalisering och automatisering

När vi pratar om digitalisering i samhället eller på ett företag menar vi helt enkelt en överföring av analoga data (papper) till olika digitala format och system. Ett exempel är att hantera kundorder och skicka kundfakturor digitalt direkt från ett webbaserat ekonomisystem. På det sättet kan all hantering av fakturan ske i en molntjänst på distans i stället för att stå och bläddra i olika bokföringspärmar. Processautomation däremot sker först när den manuella handpåläggningen byts ut mot datoriserade processer.

IT Software arbetar sedan länge med att implementera olika lösningar som TOPdesk, ett ledande ärendehanteringssystem för att komma igång med digital business automation i alla typer av verksamheter.

Introduktionen av denna typen av system, även kallad automation service leder till att:

  • Minimera den mänskliga faktorn
    Från felaktigt registrerade kundärenden till missad orderhantering eller löner som inte betalas ut som de ska, problem kan uppstå i alla delar av organisationen och ha förödande konsekvenser för verksamheten, för kunderna och i värsta fall för hela samhället. Ett heltäckande ärendehanteringssystem hjälper er att förbättra er kundkommunikation, hantera arbetsflöden och hålla koll på era tillgångar.
  • Öka teamets produktivitet
    Medarbetare som arbetar dagligen med tråkiga rutinuppgifter har ofta svårt att hålla samma höga kvalitet, det är svårt att motivera och behålla anställda och produktiviteten minskar. Genom att ersätta de mest repetitiva momenten med tekniska lösningar frigör ni medarbetarnas kapacitet att leverera värde, och att förbättra verksamheten. Ett system för att automatisera processer kan stötta teamet med ärendehantering och kategorisering, tidsplanering och uppföljning samt delegering av uppgifter och mycket mer.
  • Öka kundnöjdheten
    Även om huvudfokus inom automatisering ligger inom den egna organisationen fungerar många av dess aktiviteter och funktioner som ett gränssnitt mellan kunden och er. Genom att integrera era externa kundsupport kanaler med ett internt ärendehanteringssystem finns möjlighet att både effektivisera processen och öka hastigheten med vilken kunderna får svar. Efter att en kund loggar ett ärende via en portal eller skickar in en förfrågan via er webbplats kan stora delar av deras kundresa ske via automatiserade flöden. Med IT Software som leverantör av process automation service och hjälp av kunskapsbanker samt AI kan många frågor och ärenden hanteras helt utan mänsklig handpåläggning och genom att introducera kundriktade funktioner och chatbottar som Ebbot för att svara på återkommande frågor har kunden möjlighet att interagera med ert företag även utanför kontorstid.

    Kontakta oss idag för att veta mer om hur IT Software kan hjälpa din organisation med automatiserade processer.

Vill du veta mer om våra lösningar?