Upphandla ärendehanteringssystem ー goda råd på vägen

Ju fler som nyttjar ett system, desto mer komplext blir det. Att upphandla ett ärendehanteringssystem kan därför bli en svår balansgång. Vi på IT Software har lång erfarenhet av upphandlingar och hamnar ofta i dialog om vad som är viktigt att tänka på vid upphandling av system för ärendehantering för att göra det enklare för dig att balansera behov mot kostnader.

Därför tar det tid att upphandla system för ärendehantering

Ett nytt ärendehanteringssystem kan effektivisera verksamhetsprocesser, kapa kostnader och skapa mervärde för både organisationen och individer. Därför är det viktigt att upphandling av system för ärendehantering får ta den tid som behövs och att rätt frågor ställs. Annars kan det leda till onödigt höga kostnader eller att ärendehanteringssystemet inte uppfyller dina krav.

Råd inför upphandling av system för ärendehantering

Desto komplexare system, desto mer omfattande riskerar upphandlingen att bli. Ett ärendehanteringssystem ska användas av stora delar av organisationen och därför behöver det överlappa flera områden och kunna nyttjas inom olika användningsområden. Utmaningen med att upphandla system för ärendehantering är att lyckas ta hänsyn till kraven från hela organisationen.

Fem viktiga punkter

Så vad är viktigt att tänka på när man ska upphandla ärendehanteringssystem? Här är fem punkter som enligt vår erfarenhet är värda att ha med sig under upphandlingen.

Är systemet säkert? Säkerställ att systemet gör det möjligt att efterleva svensk lag och GDPR. Skickar du exempelvis data via Outlook är datan utom din kontroll.
Vad är det för processer eller data som ska delas? Se till att du vet vilken information som du vill dela med dig av till kunder och handläggare, samt att det är möjligt att importera känslig data. Om du har det behovet.
Vilket ärendehanteringssystem behövs i framtiden? Ta reda på om systemet är skalbart både gällande kostnad och funktion. På så sätt kan du vara säkra på att ditt ärendehanteringssystem fungerar optimalt såväl idag som imorgon.
Hur ska systemet förvaltas? Ta reda på om förvaltning ingår eller om du måste sköta det internt. Alternativt om du behöver köpa in den tjänsten. Det är en faktor som kan ha en stor påverkan på slutkostnaden.
Vilka system vill du integrera? Nämn alla system som du vill integrera för att säkerställa att leverantörerna inte tar höjd för integrationerna i onödan. Det blir ofta kostsamt i längden. Informera gärna om vilka möjligheter för integration de nämnda systemen har.

Med TOPdesk arbetar du smart, säkert och kostnadseffektivt

IT Software hjälper organisationer att bli mer effektiva i sin Service Management. Med hjälp av produkter och tjänster skapar vi mervärde, affärsnytta och bidrar till att förbättra både interna och externa verksamhetsprocesser inom organisationer. Vi är en helhetspartner som finns med dig hela vägen från implementation till support och förvaltning. Under årens lopp har vi hamnat i många diskussioner kring upphandling och vår uppfattning är att många organisationer redan har en uppfattning om vilket system de vill upphandla för ärendehantering. Ärendehanteringssystemet TOPdesk har över 10 miljoner aktiva SAAS-användare över hela världen och systemet används i många svenska organisationer inom flera olika branscher ー både i privat och offentlig sektor. IT Software erbjuder TOPdesk i tre paketeringar baserat på dina behov.

Fördelarna med TOPdesk

Baserat på över 25 års erfarenhet inom Service Management.
Gör det möjligt att samarbeta över avdelningsgränserna.
Skapar förutsättningarna för bättre kundkommunikation.
Möjligt att drifta ärendesystemet själva eller i molnet.
Säkerställer att du arbetar enligt GDPR.
Möjligt att integrera med andra verktyg.
Minskar handläggningstiden.
Svensktalande support.
Förvaltning ingår.

Lär dig av de riktiga experterna; våra kunder!

Kolla in våra referenscase med kommunkunder för att lära dig mer om hur TOPdesk ärendehanteringssystem förenklar vardagen, effektiviserar processer och hur du kan minska arbetsbelastningen.

Vi hjälper dig med system för ärendehantering vid upphandling

Vill din organisation veta mer om att upphandla ärendehanteringssystem eller har du ytterligare frågor om TOPdesk? Hör av dig till oss på IT Software. Vi svarar på frågor om system för ärendehantering och upphandling samt guidar dig genom digitaliseringsresan.

Nyfiken och vill veta mer?

Vill du veta mer om hur vi kan hjälpa dig med den digitala resan och få dig att uppnå utmärkt service med hjälp av TOPdesk? Vänligen lämna dina uppgifter och jag återkommer till dig så snart som möjligt.

Självklart kan du kontakta mig direkt på telefon 0725 54 86 23 eller på mejl: daniel.annell@itsoftware.se