Upphandla ärendehanteringssystem ー goda råd på vägen

Ju fler som nyttjar ett system, desto mer komplext blir det. Att upphandla ett ärendehanteringssystem kan därför bli en svår balansgång. Vi på IT Software har lång erfarenhet av upphandlingar och hamnar ofta i dialog om vad som är viktigt att tänka på vid upphandling av system för ärendehantering för att göra det enklare för er att balansera behov mot kostnader.

Upphandling av ärendehanteringssystem

Därför tar det tid att upphandla system för ärendehantering

Ett nytt ärendehanteringssystem kan effektivisera verksamhetsprocesser, kapa kostnader och skapa mervärde för både organisationen och individer. Därför är det viktigt att upphandling av system för ärendehantering får ta den tid som behövs och att rätt frågor ställs. Annars kan det leda till onödigt höga kostnader eller att ärendehanteringssystemet inte uppfyller era krav.

Råd inför upphandling av system för ärendehantering

Desto komplexare system, desto mer omfattande riskerar upphandlingen att bli. Ett ärendehanteringssystem ska användas av stora delar av organisationen och därför behöver det överlappa flera områden och kunna nyttjas inom olika användningsområden. Utmaningen med att upphandla system för ärendehantering är att lyckas ta hänsyn till kraven från hela organisationen.

Fem viktiga punkter

Så vad är viktigt att tänka på när man ska upphandla ärendehanteringssystem? Här är fem punkter som enligt vår erfarenhet är värda att ha med sig under upphandlingen.

  1. Är systemet säkert? Säkerställ att systemet gör det möjligt att efterleva svensk lag och GDPR. Skickar ni exempelvis data via Outlook är datan utom er kontroll. 
  2. Vad är det för processer eller data som ska delas? Se till att ni vet vilken information som ni vill dela med er av till kunder och handläggare samt att det är möjligt att importera känslig data om ni har det behovet.
  3. Vilket ärendehanteringssystem behövs i framtiden? Ta reda på om systemet är skalbart både gällande kostnad och funktion. På så sätt kan ni vara säkra på att ert ärendehanteringssystem fungerar optimalt såväl idag som imorgon.
  4. Hur ska systemet förvaltas? Ta reda på om förvaltning ingår eller om ni måste sköta det internt alternativt om ni behöver köpa in den tjänsten. Det är en faktor som kan ha en stor påverkan på slutkostnaden.
  5. Vilka system vill ni integrera? Nämn alla system som ni vill integrera för att säkerställa att leverantörerna inte tar höjd för integrationerna i onödan, det blir ofta kostsamt i längden. Informera gärna om vilka möjligheter för integration de nämnda systemen har. 

Med TOPdesk arbetar ni smart, säkert och kostnadseffektivt

IT Software hjälper organisationer att bli mer effektiva i sin Service Management. Med hjälp av produkter och tjänster skapar vi mervärde, affärsnytta och bidrar till att förbättra både interna och externa verksamhetsprocesser inom organisationer. Vi är en helhetspartner som finns med er hela vägen från implementation till support och förvaltning.

Under årens lopp har vi hamnat i många diskussioner kring upphandling och vår uppfattning är att många organisationer redan har en uppfattning om vilket system de vill upphandla för ärendehantering. 

Ärendehanteringssystemet TOPdesk har över 10 miljoner aktiva SAAS-användare över hela världen och systemet används i många svenska organisationer inom flera olika branscher ー både i privat och offentlig sektor. IT Software erbjuder TOPdesk i tre paketeringar baserat på era behov.

Fördelarna med TOPdesk

  • Baserat på över 25 års erfarenhet inom Service Management.
  • Gör det möjligt att samarbeta över avdelningsgränserna.
  • Skapar förutsättningarna för bättre kundkommunikation.
  • Möjligt att drifta ärendesystemet själva eller i molnet.
  • Säkerställer att ni arbetar enligt GDPR.
    Möjligt att integrera med andra verktyg.
  • Minskar handläggningstiden.
    Svensktalande support.
    Förvaltning ingår.

Lär dig av de riktiga experterna; våra kunder!

De riktiga experterna är våra kunder. Kolla in våra referenscase med Tyresö kommun och Varbergs kommun för att lära dig mer om hur TOPdesk ärendehanteringssystem för kommuner förenklar vardagen för kommunens medarbetare och invånare, hur mjukvaran effektiviserar era processer och hur ni kan minska arbetsbördan.

Ärendehanteringssystem kommun | IT Software

Vi hjälper er med system för ärendehantering vid upphandling

Vill er organisation veta mer om att upphandla ärendehanteringssystem eller har ni ytterligare frågor om TOPdesk? Tveka inte att kontakta IT Software. Vi svarar på frågor om system för ärendehantering och upphandling samt guidar er genom digitaliseringsresan.

Nyfiken och vill veta mer?

Vill du veta mer om hur vi kan hjälpa er med den digitala resan och få er att uppnå utmärkt service med hjälp av våra mjukvaror och tjänster? Vänligen lämna dina uppgifter och jag återkommer till dig så snart som möjligt. 

Självklart kan du kontakta mig direkt på telefon 0725 54 86 33 eller på mejl: olof.orrhagen@itsoftware.se 

Kontakta mig idag!