en guide till hur du köper våra produkter och tjänster för kommun

Så lyckas du med kommunal upphandling av IT-system

IT Software är din långsiktiga partner som hjälper kommuner att bli mer effektiva i sin Service Management. Med stöd i mjukvara och produkttjänster skapar vi mervärde och affärsnytta samtidigt som vi bidrar till att förbättra både interna och externa verksamhetsprocesser.

Vi finns med dig under hela digitaliseringsresan och stöttar dig utifrån era specifika behov. Med vår kunskap kan vi säkerställa att mjukvarorna skapar värde för din verksamhet både idag och imorgon.

På IT Software har vi lång erfarenhet av kommunal upphandling och hamnar ofta i dialog om vad som är den bästa vägen framåt, för att kunna inhandla våra programvaror och tjänster till den egna organisationen. Här nedan går vi igenom hur du lyckas med kommunala upphandlingar och framtidssäkrar en upphandling av IT-system.

Vad är kommunal upphandling?

Offentlig upphandling för kommun nämns ibland som kommunal upphandling. Alla verksamheter som ägs eller styrs i statlig regi måste följa lagen om offentlig upphandling, LOU. LOU gäller all offentlig upphandling och innebär att kommunen måste konkurrenssätta vissa varor, tjänster och byggentreprenader samt att det måste finnas en viss transparens i processen. Lagen gäller upphandlingar där hela kontraktsvärdet är över 700 000 kronor.

Du kan läsa mer om olika upphandlingsförfaranden i vår guide till upphandling.

Hur har upphandlingsreglerna från februari 2022 påverkat upphandling för kommun?

Från och med 1 februari 2022 gäller nya och förenklade regler för kommunala upphandlingar. Ändringarna innebär att ni som upphandlande part har färre antal regler att rätta dig efter samt ger dig en större flexibilitet i upphandling som kommun. De nya upphandlingsreglerna ställer dock högre krav på kommuner och andra organisationer att beskriva vad som gäller för den enskilda upphandlingen i upphandlingsdokumenten. Missar du vitala delar gällande för verksamheten viktiga funktioner kan en kommunal upphandling bli kostsam då du inte kan komma med efterkrav.

Vanliga misstag inom kommunal upphandling

De vanligaste misstagen som görs vid kommunal upphandling är just att missa att specificera vitala funktioner eller att tänka alltför kortsiktigt. Ett annat vanligt misstag vid upphandling som kommun är datasäkerhetsaspekten. Det spelar ingen roll hur säkert nästkommande system är om inte kedjan är intakt ー om du väljer ett lokalt installerat servicesystem, men skickar data utanför systemet via exempelvis Outlook är säkerhetskedjan bruten.

Få ut det mesta möjliga av kommunala upphandlingar

Ju mer komplext system, desto svårare blir upphandlingen. Ett komplext IT-system kan potentiellt användas av stora delar av organisationen och nyttjas inom flera användningsområden. Svårigheten med upphandling av komplexa system är just att användningsområdet ska vara brett. Ett system som är idealiskt för en IT-avdelning kan vara alltför omständligt för andra avdelningar och tvärtom.

Komplexa system är nödvändigtvis inte dyrare sett till licenskostnad, men de tar ofta längre tid att upphandla. Det beror på att det kan vara svårt att sätta fingret på verksamhetsnyttan hos flera delar av organisationen och att det kan vara utmanande att lokalisera alla avdelningars olika behov. Missar ni att kravställa viktiga behov så riskerar du att upphandla ett system som är dyrare än nödvändigt och som inte uppfyller alla dina behov.

Därför är det värdefullt att ha en långsiktig partner som IT Software som ser till att du ställer alla relevanta frågor när du genomför en upphandling som kommun.

Sju råd för att lyckas med kommunala upphandlingar

Börja samla insikter och önskemål inför kommunal upphandling redan ett år innan projektet startar.
Låt jurister eller säkerhetsansvarig se över att känslig information inte hamnar i orätta händer.
Se noga över din kravställning för att säkerställa att alla viktiga delar finns med.
Ligg ett steg före i din kravställning.
Fundera över vilka behov du har av förvaltning av systemet, annars är risken stor att det blir en kostsam utgift i budgeten.
Kravställ även mjuka värden som är viktiga. Exempelvis miljöaspekter.
Ett sätt att få fram högst kvalitet till lägst pris inom kommunala upphandlingar är att prioritera och rangordna vissa krav.

Varför välja IT Software?

Vi på IT Software finns med dig hela vägen ー från första kontakten till proaktiv förvaltning. För oss är den personliga relationen viktig, vi värnar den med kontinuerliga möten och ser till att överlappa kompetenserna och erfarenheterna under hela resan.

Vi hjälper dig med:

systemlösning
kravspecifikation
säkerhet.

Vi erbjuder ärendehanteringssystemet TOPdesk, automatiseringsverktyget Zervicepoint, chatboten Ebbot, integrationsplattformen Linknow och inventeringsverktyget Lansweeper.

Vill du köpa in våra produkter och tjänster via exempelvis ramavtal för kommun finns vi representerade hos: Atea, Crayon, Dustin och Redpill.

Lär dig av de riktiga experterna; våra kunder!

Kolla in våra referenscase med kommunkunder för att lära dig mer om hur TOPdesk ärendehanteringssystem förenklar vardagen, effektiviserar processer och hur du kan minska arbetsbelastningen.

Fem anledningar att välja oss

Alla våra programvaror och tjänster (utom Ebbot) kan installeras lokalt.
Kostnadsfri förvaltning av systemen.
Färdiga integrationer genom vår egna Solution Hub, TOPdesk Marketplace och Zervicepoint product plugins.
Svensktalande support för samtliga mjukvaror som vi erbjuder.
System med låg miljöpåverkan, vårt system TOPdesk har till exempel valt att arbeta med en av de mest effektiva driftsiterna i Europa.

Har du frågor om kommunal upphandling av våra produkter eller vill veta mer om våra tjänster ー Hör av dig till oss.

Nyfiken och vill veta mer?

Vill du veta mer om hur vi kan hjälpa dig med den digitala resan och få dig att uppnå utmärkt service med hjälp av TOPdesk? Vänligen lämna dina uppgifter och jag återkommer till dig så snart som möjligt.

Självklart kan du kontakta mig direkt på telefon 0725 54 86 23 eller på mejl: daniel.annell@itsoftware.se