Effektivisera processer med en självbetjäningsportal

En självbetjäningsportal är en webbplats som gör det möjligt för tjänsteanvändare – oavsett om de är kunder, anställda, leverantörer eller partners – att utföra ärenden själva. Från att registrera enkla uppdateringar eller beställningar. Till att betala räkningar och hantera supportärenden, för att nämna några saker.

Vad är en självbetjäningsportal?

Portalen fungerar som en första kontakt med IT-organisationen och är ett verktyg för serviceorganisationens kunder att snabbt och smidigt få svar på sina frågor eller hjälp med ärenden. Genomtänkt användning av en självbetjäningsportal med integration mot organisationens olika system kan bidra till att minska kostnader då hanteringen av ärenden i högre grad kan optimeras genom automation. Därför är denna en viktig del av företagets övergripande ITSM processer.

Ökad tillgänglighet med självbetjäningsportal

I en värld där fler och fler tjänster digitaliseras finns det idag även en ökad efterfrågan av att kunna lösa problem och beställa varor utan direkt mänsklig interaktion. Tack vare ny teknologi som AI och chatbots skapas dessutom kontinuerligt bättre förutsättningar för att leverera personligt innehåll, lösa mer komplexa problem och skapa känslan av en dialog med användaren. Som ett resultat av detta utvecklas självbetjäningsportaler till att bli en viktig del av verksamhetens processer och bidra till att uppnå satta affärsmål.

Självbetjäningsportal för kunder

Det är länge sedan ett telefonsamtal var det enda alternativet för att nå ett supportteam. När en kund stöter på ett problem med en produkt eller tjänst är deras första instinkt inte heller längre att plocka fram telefonen eller att skicka ett e-postmeddelande och vänta på svar. I stället vill allt fler nu själva hitta svaren på internet.

Med en självbetjäningsportal för kunder möter man detta behov och säkerställer att kunder får rätt information och stöd via verktyg som FAQ-artiklar, instruktionsvideo eller en sökbar kunskapsbas. För att kundservice via självbetjäning ska vara riktigt effektivt är det viktigt att se till att informationen i portalen är uppdaterad, organiserad, lättillgänglig och enkel att förstå för användare med olika kunskapsnivåer. Med hjälp av olika chatfunktioner kan man sedan erbjuda fördjupat och mer personligt stöd för dem som behöver det.

En väl fungerade självbetjäningsportal ser till att kunder hittar information snabbt, man kan minska antalet samtal eller e-postmeddelanden till kundtjänst och erbjuda en bättre kundupplevelse. Vilket leder till att man behåller nöjda kunder!

Självbetjäningsportal för HR

Organisationer av alla typer och inom olika branscher förlitar sig mer och mer på självbetjäningsportaler för att hjälpa sina anställda att sköta de ärenden som rör deras anställning och administration. Genom att automatisera en rad interna nödvändiga processer sparar man tid, effektiviserar verksamheten samt ökar medarbetarnas nöjdhet och engagemang då de kan ägna sig åt sina kärnuppgifter i stället för repetitiv manuell administration.

Vill du hellre se en video om ämnet?

Videons innehåll:

Vanliga HR-processer som ingår i en självbetjäningsportal

Frånvarohantering
Sjukdom, VAB, semester eller tjänstledighet, alla typer av frånvaro måste registreras korrekt för att starta olika processer avseende löneutbetalningar, vidarerapportering och annan uppföljning.
Tidrapportering
HR-system integrerade mot en självbetjäningsportal gör det smidigt för medarbetare att logga sin tid och rapportera avvikelser i realtid vilket både minskar tidsåtgången och risken för att man rapporterar fel.
Ersättning för resor och utgifter
Dessa processer kan automatiseras på liknande sätt som tidsrapportering, med hjälp av enkla gränssnitt kan medarbetaren få hjälp med att fylla i så mycket som möjligt automatiskt och spara mallar för framtida liknande händelser.

Lär dig av de riktiga experterna; våra kunder!

De riktiga experterna är våra kunder. Kolla in våra referenscase för att lära dig mer om hur TOPdesk ärendehanteringssystem förenklar vardagen för medarbetare och invånare. Och hur mjukvaran effektiviserar dina processer.

Självbetjäningsportal för IT

En självbetjäningsportal för IT-support gör det möjligt för interna användare och kunder att själva hantera sina vanligaste IT-ärenden. Det kan göras genom att tillhandahålla information via artiklar, FAQ:er och guider då många medarbetare tycker om att lösa sina egna tekniska problem utan att behöva vänta om det är möjligt. Men även beställning av datorer och utrustning eller att ansöka om behörigheter till system eller programvara.

Integration med en IT-tjänstekatalog som listar alla tillgängliga IT-tjänster och produkter gör att personalen kan beställa produkter, bläddra i tillgängliga tekniska verktyg och mjukvara. Dessutom tillhandahåller portalen relevant information såsom förväntad tid för hantering eller tjänsteleverans, associerade driftskostnader och godkännandeprocess.

Via helpdesk-portalen kan företagets medarbetare logga in och registrera ärenden eller söka information. När ett ärende skapats triggas olika automatiserade flöden som skickar det vidare till rätt avdelning eller grupp inom IT samt håller användaren uppdaterad på ärendets status.

Välj rätt självbetjäningsportal för din organisation

Vi på IT Software har resurser för att hjälpa er att identifiera och implementera lösningar baserat på er organisations behov. Vi samarbetar med TOPdesk, en ITSM-lösning som hjälper er att förbättra er kundkommunikation, hantera arbetsflöden och hålla koll på era tillgångar samtidigt som användare har ökad möjlighet att så snabb hjälp och stöd via en smidig självbetjäningsportal.

Kontakta oss idag så berättar vi mer om våra tjänster!