Varberg direkt

Varberg direkt är kommunens kundservice. Hit vänder sig invånare, företagare och besökare oavsett typ av fråga. För att öka tillgängligheten införde Varberg direkt "en väg in" för alla frågor, via sitt nya ärendehanteringssystem TOPdesk.

Dela denna artikel

Alexandra Struwe

Alexandra Struwe

Marknadskoordinator

Bättre support,
gladare kunder!

Nöjda kunder är alla supporterande avdelningars mål. Vi på IT Software förstår det. Därför har vi teamat upp med TOPdesk – en lösning som hjälper er att förbättra er kundkommunikation, hantera arbetsflöden och hålla koll på era tillgångar.

Varberg direkt är kommunens kundservice. Hit vänder sig invånare, företagare och besökare oavsett typ av fråga. Det kan exempelvis gälla en felanmälan, framförande av synpunkter eller förfrågning av information. För att öka tillgängligheten införde Varberg direkt “en väg in” för alla frågor, via sitt nya ärendehanteringssystem TOPdesk.

Varberg direkt består av ett team med kommunvägledare som
ska underlätta för invånare, företagare och besökare att ta
kontakt med kommunen, få snabbare svar på frågor och
effektivare hantering av ärenden. Det handlar om att öka
tillgängligheten, kommunikationen och återkopplingen till alla
som vänder sig till Varbergs kommun i ett samarbete med
förvaltningarna. För att göra samarbetet möjligt arbetar nu förvaltningarna i ärendehanteringssystemet TOPdesk.

Det Varbergs kommun fastnade för hos TOPdesk som system var framförallt användarvänligheten samt den enkla införandeprocessen.

Kostnadseffektiv systemlösning
TOPdesk växer enkelt med organisationen, och bredden i systemet gör att samma mjukvara kan användas på flera
avdelningar – med konstant möjligheten att utvecklas vidare. Det gör inte bara införandet enkelt, utan sänker dessutom kostnaderna, då den kan delas mellan de olika förvaltningarna.

Peter Lundqvist, systemansvarig för TOPdesk Avdelningar som använder TOPdesk: Kommungemensamma kundtjänsten Välkommen att
Peter Lundqvist, systemansvarig för TOPdesk

Implementeringen började i september 2017 hos Varbergs kommun och systemet var i drift i början av februari 2018.
”Införandet var i en form av workshop med bra material som vi kunde förhålla oss till. IT Software:s konsulter har gjort ett bra jobb och har visat en stor tillgänglighet och intresse för oss. IT Softwares konsult har nästan fungerat som en mentor för mig”

Peter Lundqvist, systemansvarig för TOPdesk

Inför implementationen sattes en projektplan upp som passade samtliga avdelningar. Under resan uppkom en fdel önskemål och förbättringsförslag vilket IT Software:s konsulter löser på plats.

”Vi fick före projektstarten en projektplan med vilka resurser som skulle finnas på plats vilka dagar samt vilka steg implementationen skulle ha. Under implementationens gång identifierades en rad olika förbättringspunkter som IT Softwares konsult hjälpte oss att införa, vilket vi är mycket nöjda med”.

Peter

Några månader in i projektet rullar arbetet på bättre än någonsin på avdelningarna, och förfrågningarna från kommunvägledarna har blivit färre.

”Idag känner vi att vi fått ett stabilt och väl fungerande system med bra utvecklingsmöjligheter. Kommunvägledarna har haft mycket mindre önskemål än förväntat efter start av användandet av TOPdesk. Det ser jag ser som positivt.

Peter

Peter avslutar med att poängtera att vinsterna är många, och att de förstås finns också utan för förvaltningarna.

”Även våra invånare upplever det positivt, eftersom de får trevligt bemötande från vår personal och ett system med bra återkoppling”.

Peter

TOPdesk Enterprise

60 000 invånare
15 handläggare

Antal ärenden

500 / dag

Moduler

Call management
Event management
Contract & SLA
Självserviceportal
Kartintegration