Vad ska du automatisera och inte automatisera? Det är frågan. Men det är inte alltid ett enkelt val – hur ska du prioritera och var du ska börja? I denna artikel delar vi med oss av praktiska tips och en modell som passar just er verksamhet. Ta en kopp och låt oss börja!
Du kanske har hört oss säga frasen “Get your priorities straight, THEN automate”. Vi menar att innan du börjar automatisera bör du först brainstorma fram idéer och sedan göra en prioriteringsslista för dessa. Varför? Främst för att alla delar av en rutin eller process inte är bra att automatisera. Eftersom all automatisering kostar pengar, så är vissa saker helt enkelt för dyra, även om du använder ett smart och effektivt verktyg för affärssautomation. En annan orsak är att det kanske faktiskt inte behövs automatiseras alls – överhuvudtaget. Så innan du automatiserar – förbättra era rutiner och ta bort överflödiga arbetsuppgifter.
Låt oss introducera ett enkelt men ändå kraftfullt sätt att ta reda på var du ska börja.
1️⃣ Steg ett: brainstorming
Brainstorma och hitta rutiner för ditt team, dig själv eller din avdelning. Till exempel kan köra på den klassiska post it-modellen: skriv upp en rutin eller aktivitet per lapp och få upp så många som möjligt på väggen. Gruppera dem och ta bort dubbletter.
2️⃣ Steg två: kategorisering
Nu är det dags att sätta varje rutin i en kvadrat som motsvarar de två axlarna – hur ofta och hur många.
Den vänstra axeln är frekvensen för hur ofta rutinen utförs.
Alltid – något som görs dagligen
Ofta – varje vecka
Ibland – månadsvis
Sällan – ett par gånger om året eller mindre
Den nedre axeln är hur många som faktiskt gör det.
Alla – ja, något som alla eller åtminstone nästan alla gör
Många
Några
Få
3️⃣ Steg tre: prioritering
Vilken kvadrat ska du börja med och vad du ska hålla dig borta från? Det område som ni kan avvakta med är rutiner som görs sällan och av ett fåtal.
Farozonen (eller som vi brukar kalla den; gula zonen) är knepig, eftersom det finns rutiner här som är värda att jobba på, men kanske inte helt säkert drar nytta av att automatiseras. En av farorna här är om du har ett team eller en grupp människor som är bra på att prata för sin sak. Då kan ni hamna i att något prioriteras, som egentligen kanske inte borde automatiseras. Glöm inte att ta ett steg tillbaka och titta på helheten – innan ni gasar på med processer som befinner sig i den gula zonen.
Men, hur kommer vi igång med automatisering?
De riktigt värdefulla potentiella förändringarna hittar du i de rutiner som alla eller många gör, alltid eller ofta. Den svåra delen är att faktiskt identifiera dessa, då det många gånger är saker som görs så ofta att du kanske inte ens tänker på dem. Börja, oavsett vad, alltid i det gröna området och jobba er vidare därifrån när ni är mogna för det.
När det är dags att prioritera inom det gröna området måste ni titta på hur svårt och/eller vilken kostnad som är kopplad till att automatisera rutinen. Genom att göra detta börjar ni automatisera de enkla men värdefulla sakerna först.
Innan ni börjar automatisera alla era uppgifter behöver ni alltså kartlägga vilka områden som är tyngst belastade och behöver automatiseras.
Så för att summera: de identifierade processer och rutiner som används av många och ofta, bör vara utgångspunkten för all automatisering, och alltså inte nödvändigtvis de rutiner som ett antal högljudda människor skriker mest om. Som nämnt tidigare så är det är också lätt att tänka för stort inför ert första automatiseringsprojekt – och tendera att glömma det vardagliga arbetet som kan automatiseras. Tänk på de saker som faktiskt påverkar människorna inom organisationen, inte bara ditt företag. Börja smått och förbättra därifrån. Big bang är vanligtvis inte ett recept på framgång, såvida du kanske inte är ute efter att bygga ett nytt universum.
Vad tycker du om detta? Hur prioriterar du i din organisation?
Läs mer om ärendehanteringssystem
