Du borde testa GTD om du…
- Känner dig överväldigad av mängden saker du behöver hålla ordning på
- Oroar dig för att glömma små (men viktiga) detaljer
- Har många olika hattar på dig både arbete och privat
- Startar många projekt men har svårt att föra dem i mål
GTD är kanske den mest kända produktivitets-metoden som finns, även om den i sin ursprungsversion är vanligast förekommande hos amerikanska produktivitetsfantaster.
Modellen skapades av David Allen och presenterades i boken ”Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity” (2001) och har utgångspunkten att människans hjärna är världens sämsta förråd. Istället är det viktigt att få ner allting som skvalpar runt i bollen på papper istället, så det finns plats för handlingskraft. GTD förespråkar ingen speciell teknik, analog eller digital spelar ingen roll. Det ska vara en teknik som du behärskar även när din ork är liten.
- Fånga
Fånga allt som dyker upp i ditt huvud. Inget är för stort eller för smått. Alla de här sakerna placeras i din inkorg. Inkorgen gås igenom en gång om dagen, eller åtminstone några gånger i veckan. - Bearbeta
Processa det du har fångat upp så att de blir klara och tydliga uppgifter. Bestäm vad som är ett projekt, en uppgift eller referens. - Organisera
Placera allt på rätt ställe. Datum och bokningar läggs in i din kalender, projekt behöver kanske delegeras till andra människor, referensmaterial kan läggas i ett arkiv tills vidare, och sortera upp dina uppgifter. De åtta olika kategorierna/listorna man sorterar in saker i är ”Skräp”, ”Kanske”, ”Referens”, ”Uppgifter”, ”Omedelbart avklarade”, ”Delegera”, ”Nästa”, och ”Lägg till i din kalender”. - Reflektera
Gå igenom dina olika listor med jämna (och gärna täta) tillfällen för att kunna prioritera och hålla målen aktuella. - Utför
Gör det som ska göras.
Fånga, bearbeta, organisera,
reflektera & utför
GTD-metoden bygger på ovanstående fem processer, och det är inte svårt att förstå att det här kommer att ta lite tid att upprätthålla. Vid långvarig användning kommer såklart rutinerna att sätta sig, och ansträngningen därmed minska men det är en viss tröskel att ta sig över. En av de vanligaste invändningarna mot GTD är att det kan bli väldigt tungrott rent administrativt, och att modellen inte är speciellt pragmatisk.
Fånga
För att metoden ska fungera överhuvudtaget måste du lära dig att tömma din hjärna på ”saker du behöver komma ihåg” – till exempel uppgifter, filmer, idéer eller böcker. Det ska åka direkt in på ”Inbox”-listan. Den här listan är tänkt att vara ett sammelsurium av uppgifter och tingestar som vid ett senare tillfälle ska sorteras upp. Ingen ordning krävas här. Alla uppgifter som dyker upp i ditt huvud ska omedelbart skrivas ned.
Första försöket med GTD startar med en mental utrensning av alla uppgifter du kan tänkas behöva agera på i framtiden, alla ska skrivas upp på ”Inbox”-listan.
Bearbeta
När du nu har en full inbox är det dags att strukturera upp allting. Alla uppgifter som tar under två minuter att slutföras görs på en gång, kan det delegeras skickas uppgiftern vidare, om det är ren information går det in i ”Referens”-listan, om det är en datumkänslig uppgift tilldelas ett slutdatum, om uppgiften inte längre är aktuell raderas den. Om en uppgift kräver flera steg för att kunna slutföras skapas istället ett projekt under vilket alla tillhörande deluppgifter samlas.
Organisera
När du har bearbetat en uppgift i din inbox är det dags att placera den på rätt ställe i ditt system. Det här steget görs allt som oftast i samma veva som ”Bearbeta”, men det är pedagogisk riktigt att separera det till en egen punkt. För att märka upp uppgifter använder man ”Projekt” och ”Etiketter” och ibland även hashtags.
Enkla uppgifter: uppgifter som tar längre än två minuter men bara kräver en åtgärd för att slutföras. Till exempel ”Rita en pall”.
Projekt: många av de uppgifter du tömde ut över din inbox är i själva verket projekt. Det är definitionsmässigt uppgifter som kräver två eller fler steg för att slutföras. Till exempel ”Snickra en pall” innebär deluppgifter som ”Rita en ritning”, ”Köp virke” etc.
Fokusområden: det kan vara av nytta att gruppera uppgifter efter vilken del av ditt liv uppgiften hör hemma i. ”Arbete” och ”Privat” är ett simpelt exempel.
Nästa: den här listan ska endast innehålla klara, tydliga uppgifter som ska rivas av vid närmsta möjlighet. ”Nästa” är inte samma sak som framtida händelser, där handlar det om uppgifter som ska genomföras till slut, men inte nödvändigtvis just nu.
Agenda: om du ofta går runt med saker som du ska komma ihåg att ta upp med din kollega på nästa möte är det en mycket bra idé att göra ett projekt med namnet ”Agenda” eller dylikt där du sedan kan sortera in alla tankar uppmärkta med tänkt mottagare. På nästa möte kollar du igenom listan och missar således inte att ta upp din tanke.
Referens: punkter som inte går att agera på men som måste sparas (läsmaterial, telefonnummer, dokument).
Nångång: idéer och tankar som hör till saker som du vill göra någon gång i framtiden men inte har möjlighet att fokusera på just nu samlas under den här rubriken. Du väljer själv när du har tid och energi att gå igenom den här listan. Inga av de här uppgifterna har några datum.
Delegera: alla uppgifter som du kan delegera till någon annan ska du skicka vidare.
Sammanhang: När du har sorterat upp din inbox och placerat ut uppgifterna på rätt ställen är det dags att lägga till något som kallas ”Sammanhang”. Det är en funktion som identifierar verktyg, människor, eller platser som krävs för att en uppgift ska kunna slutföras. Helt enkelt ett sätt att sortera fram de uppgifter som du för tillfället har förutsättningar att klara av. Om du sitter hemma och jobbar är du inte hjälpt av att behöva bläddra bland uppgifter som kräver att du har fysisk tillgång till din arbetsplats.
GTD har rekommendationer kring vilka sammanhang man bör använda sig av, men du vet själv vad som passar dig. Exempel är ”Dator”, ”Hemma”, ”Kontor”, ”Ärende”, ”Samtal”, ”Var som helst”. En del GTD’are använder sig av sammanhang för att uppskatta tiden det tar att slutföra uppgiften, på så vis kan de enkelt filtrera fram alla uppgifter som ska ta ”@15_min” medan de väntar på att mötet ska börja.
Gällande antalet sammanhang är det samma råd som det övergripande rådet när det gäller allt i hela världen: ju enklare desto bättre.
Reflektera
Varje vecka behöver du sätta dig ned med dina listor och sortera, gå igenom och uppdatera. Det här hjälper dig att lägga fokus på rätt saker framöver, upptäcka eventuella fallgropar och att reagera på förändringar. Om du inte genomför det här steget kommer metoden garanterat att implodera inom några veckor.
Sammanfattning
Som med alla tankemodeller gäller det att prova sig fram, plocka russinen och smaka på löken på laxen. Bara du kan avgöra vad som fungerar för dig.
Berätta gärna hur du använder rutiner och/eller modeller för att hålla koll!
SERIE I KREATIVITET OCH PROJEKTEFFEKTIVISERING
Läs gärna också vår serie om kreativitet och projekteffektivisering.
”Man skulle kunna säga att alla som är inblandade i utvecklingsprojekt designar, dvs. genomgår en medveten process för att förändra en given situation till det bättre. När det gäller design, och upplevelser, handlar det om att säkerställa motstånd mot ”kreativitetstjuvar” och förbereda hjärnan för kreativitet”
