Ärendehanteringssystem Fastighet

Samla enkelt in felanmälan och andra typer av frågor från boende eller hyresgäst från flera kanaler – mejl, chatt, telefon och formulär – med ett ärendehanteringssystem för fastighet.

Få total överblick över alla ärenden i dina fastigheter med möjlighet att konfigurera alla olika ärendetyper för allt från felanmälan till åtgärder för planerat underhåll, skötselåtgärder och tillsyn av fastigheter och andra anläggningar.

Hur ser processen ut för ärendehantering för fastighet

Boende/Hyresgästen skickar in en felanmälan
Boende/hyresgäster skickar in en felanmälan via formulär på din webbplats, via e-post eller telefon. Alla ärenden samlas på en och samma plats i ditt ärendehanteringssystem för fastighet. De boende får en automatisk bekräftelse på att deras felanmälan mottagits och håller på att hanteras.
Handläggare hanterar ärendet
Ärendehanteringssystemet tilldelar automatiskt rätt ärende till rätt handläggare och skickar en avisering om att den ligger på deras bord. Handläggaren får tillgång till alla tidigare interaktioner och konversationer med den boende/hyresgästen i systemet; med åtkomst till tidigare kundkonversationer skapas förutsättningarna för handläggaren att ge ett bättre svar.
Handläggaren planerar för en lämplig åtgärd och ser till att den utförs.
Uppföljning när ärendet är klart
Ärendehanteringssystemet registrerar data för hur ärendet behandlats som ger viktiga insikter i hur dina arbetslag och handläggare hanterat kundärendet. All information och data kan sedan användas för att driva framtida beslut.

Fördelar med ett ärendehanteringssystem för fastighetsskötsel

Ett ärendehanteringssystem för fastighet erbjuder en rad funktionaliteter som hjälper dig höja servicenivån, minska arbetsbördan av dina handläggare och ge bättre svar och lösningar för alla ärenden. Nöjda boende/hyresgäster är i slutändan ditt främsta mål. Vi på IT Software förstår det och har därför teamat upp med TOPdesk – en lösning som hjälper er att förbättra er kundkommunikation, hantera ärenden och hålla koll på era tillgångar. All er ärendehantering i ett system, helt enkelt.

Nedan har vi lista de främsta fördelarna med att använda ett ärendehanteringssystem för fastighet som TOPdesk.

Automation
Ett ärendehanteringssystem för fastighet kan markant minska hur mycket tid varje enskilt ärende kräver. Med ett ärendehanteringssystem kan många manuella och repetitiva arbetsflöden automatiseras fullt ut med hjälp av tidsbaserade eller händelsebaserade utlösare. Automatisering tillåter handläggare att lägga ned tid på det viktigaste inom kundtjänst: att hjälpa boende/hyresgäster.
Enhetlig databas
Samtliga inkommande ärenden från alla kanaler samlas på ett och samma ställe tillsammans med alla tidigare interaktioner med den boende/hyresgästen i ett molnbaserat lagringssystem. Handläggaren får en tydlig överblick av varje ärende och slipper hoppa fram och tillbaka mellan olika system.

Självbetjäningsportal
Hjälp den boende/hyresgästen hjälpa sig själv. Med en självbetjäningsportal kan användaren hitta svaren på sina frågor och komma vidare i sin process på egen hand. Det hjälper till att hålla ärendevolymen nere då kunderna inte behöver kontakta kundtjänsten.
Fjärråtkomst
Ett digitalt, molnbaserat ärendehanteringssystem ger alla intressenter åtkomst till alla ärenden och data var de än är, oavsett vad för enhet de använder – mobil, dator eller surfplatta.

Effektivisera ärendehantering inom fastighetsskötsel med TOPdesk

Kontakta IT Software för en kostnadsfri demo och rådgivning kring våra lösningar för fastighetsbranschen. Upptäck kraften av TOPdesk ärendehanteringssystem idag! Det är ett flexibelt, anpassningsbart och framförallt säkert ärendehanteringssystem med ett gränssnitt som tillåter dina verktyg att sömlöst integrera och kommunicera med TOPdesk.

Vill du veta mer om ärendehantering för fastighet? Fyll i formuläret så kontaktar vi dig.

Vanliga frågor och svar

Hur gynnas fastigheter av ärendehanteringssystem?

Hyresgästen får tillgång till flera kontaktvägar att kommunicera med fastighetsförvaltaren och kan följa ärendet genom hela processen. Handläggaren får ett centraliserat system att hantera inkommande ärenden, förfrågningar, felanmälningar, bokningar och beställningar för fastighetshantering som ger en tydligare överblick, underlättar prioriteringar och minskar handläggningstiden.

Kan jag få tidrapporter och analyser i realtid?

Ja, TOPdesk ärendehanteringssystem tillåter er att skapa rapporter från grunden där ni själva kan välja vem som får ta del av rapporten och planera schemalagda utskicka till utsedda personer.