Skillnaden på ett trevligt mejl och ett opersonligt kortfattat mejl är oftast 45 sekunder effektiv skrivtid. Hur brevets budskap tas emot hänger till 100% på hur öppen mottagaren är att ta in budskapet. Ett kort, opersonligt och formellt mejl kommer aldrig att få samma effekt som ett kort, personligt och vänligt mail. Den personliga relationen och omtanken ryms i syntaxen, i mejlets samtliga beståndsdelar.
I en amerikansk studie från 2015 såg man att den lilla men artiga gesten att hålla upp en dörr åt en medmänniska i 50% av fallen lockade fram en uttalad tacksamhet hos medmänniskan. Om dörrhållaren dessutom tog ögonkontakt och log ökade de uttalat tacksamma till hela 84%.
Ett moment av studien innebar att en person leende och med ögonkontakt höll upp en dörr åt en oanande vanlig medmänniska och sedan “råkade” tappa några pennor för att se om vänligheten skulle återgäldas. I 64% av fallen hjälpte man personen som var artig och vänlig. När dörren öppnades av en person som inte tittade upp eller log var det bara 19% som var villiga att hjälpa dörröppnaren (Fox et al., 2015)
En direkt överföring till arbetssituationer skulle kunna vara att en vänlig och öppen person som är ansvarig för att samla samman information från verksamhetens alla avdelningar inför en månadspresentation skulle ha 64% hjälp från sina kollegor, medan en person som inte anstränger sig för att vara trevlig eller hjälpsam skulle skänkas 19% assistans. En trevlig människa som tydligt anstränger sig för att hjälpa en annan kommer alltid att vara en sådan man känner en personlig koppling till, som man vill hjälpa så gott man kan.
Fyra enkla, men effekiva, tips:
- Om effektivitet är av yttersta vikt är det bra med en kort beskrivande rubrik, namngivna ansvariga & uppgifter i mailets första fem-tio rader, därefter avluta med något personligt i stil med “Stort tack på förhand för ditt arbete”, men undvik noga att uttrycka något som kan komma att resultera i en sidodiskussion.
- Inled med något personligt, om mottagarna är många olika personer kan en egen betraktelse passa bra (”Vi går en fantastisk sommar till mötes, jag hoppas på många möjligheter till att öva på min vindsurfing”) .
- Om det är en konversation mellan dig och en person till är ett uttryck för den andres förträfflighet aldrig fel (”Först vill jag passa på att säga att jag verkligen uppskattade din föreläsning om Ockhams Rakkniv”).
- Avsluta alltid med ett tack eller “på återhörande” – förlita dig inte på den där “med vänlig hälsning”-raden i din signatur. Den gör inte jobbet. Den förstärker möjligtvis din artighet, men den har ingen som helst inneboende vänlighet.
Så, gå loss och trevla upp din kollega, säg att du uppskattar hens arbete. Ni är två som tjänar på det.
