Produktivitet: Medium-metoden

Multitasking. Glöm det ordet. Det finns inget som heter multitasking. Vad som egentligen händer är att hjärnan hoppar från ett fokus till ett annat och bränner därmed av det syresatta glukos som brukar etiketteras som "hjärnans bränsle" med en ohygglig hastighet. Här har vi anledningen till ack så många eftermiddagar utan ork och plötsliga produktivitetsdykningar vid tresnåret.

I denna serie om fyra delar kommer vår Customer Success Manager Mattias Dahl guida dig i metoder för produktivitet - det vill du inte missa.

Dela denna artikel

Dela på linkedin
Dela på facebook
Mattias Dahl

Mattias Dahl

Bättre support,
gladare kunder!

Nöjda kunder är alla supporterande avdelningars mål. Vi på IT Software förstår det. Därför har vi teamat upp med TOPdesk – en lösning som hjälper er att förbättra er kundkommunikation, hantera arbetsflöden och hålla koll på era tillgångar.

Du borde prova Medium-metoden: 
om du gillar känslan av att fysiskt stryka en uppgift på ett papper 
även tycker om användarbarheten och när- & sökbarheten hos ett digitalt att-göra-program 
inte vill vara utan någon av ovanstående 

Papper. En produkt med många tusen år på nacken som gång på gång bevisar sin relevans. En anteckningsbok kommer aldrig att krascha vid en uppdatering, eller råka radera alla dina anteckningar. Den är redo att ta emot dina tankar oavsett om du står mitt ute i en täckningslös skog eller i en korsning inne i stan. För att starta upp din anteckningsbok öppnar du upp den, och det är allt som behövs. Den är lika tacksam för bokstäver som för klotter. Den kommer inte att störa din tankeström genom att plötsligt blinka upp en notis om att din granne har lajkat nåt på Facebook, eller att ett mail har kommit (“hmm, vad kan hen vilja – jag kollar lite snabbt…”). 

Jag kommer att återkomma till det här: multitasking. Glöm det ordet. Det finns inget som heter multitasking. Vad som egentligen händer är att hjärnan hoppar från ett fokus till ett annat och bränner därmed av det syresatta glukos som brukar etiketteras som “hjärnans bränsle” med en ohygglig hastighet. Här har vi anledningen till ack så många eftermiddagar utan ork och plötsliga produktivitetsdykningar vid tresnåret. Dessutom ökar multitasking produktionen av stresshormonet kortisol och adrenalin. 

Att skriva för hand stimulerar vårt minne och vår hjärna (via Reticular Activating System (RAS); neuroner som påverkar hypotalamus att meddela hjärnan att vi är vakna), och studier har visat att den som antecknar exempelvis föreläsningar på en dator skriver ned vad som sägs, medan den som skriver för hand samtidigt processar informationen och får därigenom ned en helhetsbild på pappret. 

Information är bara nyttig om vi kan nå den när den behövs.” 

Den digitala varianten av anteckningsbok har självklart andra fördelar som en anteckningsbok bara kan drömma om; ständig backup, enkel sortering och organisering, delbarhet, alltid nåbart, enkel omplanering. 

Medium-metoden 
Du behöver: 

Illustration föreställande person hållandes i en penna, ståendes framför en checklista. Bilden ska illustrera produktivitet och kreativitet.
  • 1 huvudanteckningsbok 
  • 1 rese-anteckningsbok 
  • Post-it-lappar 
  • En penna 
  • En att-göra-app 
  • En online-kalender 
  • (En antecknings-app) 

Din huvudanteckningsbok 
Själva grunden till den här metoden är din anteckningsbok. Det behöver inte vara någon särskild variant, bara välj någon som du tycker om. Den här anteckningsboken kommer att vara med dig genom hela dagen, den ligger öppen på ditt skrivbord och allt du gör och tänker åker in i den. Det kan verkligen bli en samling av vad som helst – uppgifter, mötesanteckningar, urklipp, kvitton, förbättringsidéer. Det är det den är till för, att fånga allt som sker under din dag. 

Alla jobbar fram sitt egna system när det gäller hur anteckningar ska göras, om det ska ske under strikt formatering eller vara fritt som en Volkswagen 1969. Varje dag börjar på en ny tom sida och flödar sedan på till dess dagen tar slut. 

Din rese-anteckningsbok 
Det är inte svårt att greppa anledningen till att den här anteckningsboken finns med i receptet. Det skulle vara osäkert, bökigt, tungt och opraktiskt att släpa runt på huvudanteckningsboken när du är ute på vift. Den är med för att fånga upp det som händer när du inte har tillgång till din huvudanteckningsbok. När du är tillbaka hos den stora boken kopierar du över anteckningarna till den från reseboken. 

Dagssammanfattning 
Vid dagens slut läser du igenom anteckningarna och processar dem. Om det finns framtida händelser läggs de in i online-kalendern, alla slutförda uppgifter bockas av i att-göra-appen och nya uppgifter som kommit under dagen läggs till. Därefter läser du igenom vad din online-kalender har för information om morgondagen. Alla uppgifter som ska klaras av skrivs upp på en Post-It-lapp och fästes på nästa dags förstasida. 

Att göra en dagssammanfattning låter dig processa och begripa vad som har hänt under dagen, och även koppla samman aktuella noteringar med sammanhang som vi vid första anblick kanske inte upptäcker. 

Din antecknings-app 
Många som använder Medium-metoden flyttar över de viktigaste punkterna till en antecknings-app för att kunna ha noteringarna sökbara. Det blir även med tiden en flerårig dagbok. 

Den berömda balansgången

Det är en tunn linje att balansera när det gäller att följa en metod, det blir så lätt en administrativ tidslukare om man inte ser upp. Som med allt annat gäller det därför att plocka russinen ur kakan och därigenom anpassa metoden till ditt personliga behov. 

Medium-metoden är ett fantastiskt intressant sätt att föra bok över sin existens, men det finns en risk att det blir lite tungt. Prova, plocka det bra och bygg din egen metod med det som utgångspunkt! 


SERIE I KREATIVITET OCH PROJEKTEFFEKTIVISERING

Läs gärna också vår serie om kreativitet och projekteffektivisering.

“Man skulle kunna säga att alla som är inblandade i utvecklingsprojekt designar, dvs. genomgår en medveten process för att förändra en given situation till det bättre. När det gäller design, och upplevelser, handlar det om att säkerställa motstånd mot “kreativitetstjuvar” och förbereda hjärnan för kreativitet”