Vi har alla redan fått arbeta under nya förutsättningar under en lång tid. Även om vi i Sverige inte behövt hantera en fullständig nedstängning så är social distansering och i många fall obligatoriskt hemarbete ett faktum. Nya förutsättningar har lett oss till kreativa lösningar på alla möjliga områden. Vissa för att göra distansarbetet enklare – andra för att möjliggöra smittsäkert arbete på kontoret.
Vi har sett en hel del fantastiska exempel av TOPdesk-användning som vi gärna vill dela med oss av. Kanske ger det dig nya ideér, också?
1. Använd självbetjäningsportalen
Att använda självbetjäningsportalen är en självklarhet. Kanske är den nu viktigare än någonsin när det inte längre går att svänga förbi servicedesken och arbetstiden är lite mer flytande än vad den vanligtvis är. För att begränsa eventuell negativ effekt av att arbeta på distans bör dina kollegor ha enkel tillgång till den information de behöver och hur de kan nå dig när de inte hittar svaret. Om du inte redan har en tjänst som heter ”Arbeta hemifrån” eller liknande kan denna vara en god idé att fundera över om ni kanske behöver skapa. Detta kan vara din utgångspunkt för all kunskap och förfrågningar kring att arbeta på distans (se de andra tipsen nedan). Glöm inte informera dina kollegor om var de kan hitta den!
2. Beställning av hårdvara för distansarbete via formulär
Många organisationer har snabbt ordnat tjänster för utlåning av hårdvara. Här vill du förstås möjliggöra enkla förfrågningar och snabb bearbetning men du vill också hålla koll på förfrågningarna och hårdvaran. Om strukturen inte finns på plats slutar det förmodligen med att ni kommer sakna bildskärmar och headset när den värsta av krisen är över och ni ska tillbaka till kontoret i större utsträckning igen. Se till att du skapar ett enkelt formulär. Här vill du att behandlingen av beställningen blir så enkel som möjligt eftersom du förmodligen kommer att hantera ett stort antal för en lång tid framöver.
3. När saker inte fungerar som de ska: boka upp tider för att besöka servicedesken
En av de största utmaningarna för IT-avdelningar just nu är hantering av hårdvarufel för kollegor som arbetar hemma. Här behöver du förstås få in kollegan till kontoret för att kunna kontrollera deras hårdvara – med minimal väntetid. Med hjälp av bokningshanteringen (reservations) i TOPdesk kan du boka en tidslucka för att komma förbi servicedesken. Genom att be beställaren hänvisa till sitt ärendenummer kan supportmedarbetaren ha rätt information till hands på lite som en sekund. Se till att beskriva tjänsten och processen i din servicekatalog och/eller kunskapsdatabas så att dina kollegor vet vad de kan förvänta sig och känner sig trygga med att besöka kontoret.
4. Låna möbler blir enkelt med bokningshantering
För de flesta uppfyller hemmakontoret inte de ergonomiska standarder som krävs i en kontorsbyggnad. Därför erbjuder många organisationer idag sina anställda tjänsten att låna en skrivbordsstol eller andra nödvändiga möbler. För att hålla reda på vilka möbler som finns kan du lägga till dem i din bokningsplanerare (reservations) och skapa en bokning för den anställde som lånar möblerna. Enkelt men effektivt!
5. Använd e-postimport för att skapa ärenden direkt från din inkorg
Även om vi skulle rekommendera att fokusera på självbetjäningsportalen som din primära kommunikationskanal har den nuvarande situationen lett till en ökning av mejl som ett sätt att kontakta er support. Ökningen tros bero på uteblivna personliga besök. När din servicedesk får mycket mejl kan det vara tidskrävande att ständigt kopiera och klistra in allt i TOPdesk. Om detta är fallet i din organisation rekommenderar vi att få igång er e-postimport. Med e-postimportfunktionen kan du automatiskt (eller manuellt om du föredrar det) skapa ärenden från e-postmeddelandena i din inkorg. Inget mer kopiera och klistra in – och alla dina samtal finns på ett ställe!
Du har nu fått ta del av exempel på åtgärder som gör livet lite enklare för supporten i den situation vi befinner oss i för tillfället. Det är lätt att tänka att det snart är över och allt är tillbaka till att vara ”som vanligt”. Men även när restriktionerna släpper och vi kan återgå till kontoret blir det viktigt att vidta åtgärder för att förhindra ny smittspridning. Följande tips är idéer för hur du kan använda TOPdesk för tidpunkten då vi återgår till kontoret.
6. Användning av standardtjänster för dina bokningsbara mötesrum ger en tryggare arbetsmiljö
Med största sannolikhet måste du fortfarande ta hänsyn till extra rengörings- och distansåtgärder när vi planerar återgå till kontoret. För att kunna nyttja mötesrum på ett säkert sätt kan du ställa in standardtjänster för rummet för att säkerställa att dessa åtgärder vidtas. Innan varje bokning börjar vill du se till att rumsinställningen uppfyller det avstånd som krävs mellan sätena. Lägg till en städtjänst i slutet av varje bokning (om du inte redan har en) för att rengöra alla ytor i rummet. Glöm inte att blockera en stund mellan bokningar för att möjliggöra dessa extra tjänster.
7. Använd besöksregistrering för att ha koll på antalet personer som befinner sig på kontoret
Ditt kontor har med restriktioner om distansering helt enkelt inte den kapacitet den vanligtvis har och antalet personer som vistas i era lokaler behöver kontrolleras. För att hålla reda på antalet personer i lokalerna kan funktionen för besöksregistrering i TOPdesk användas. Anställda kan helt enkelt registrera sig som besökare när de vill komma till kontoret. Svårare än så behöver det inte vara att hålla reda på antalet varje dag. Se till att alla som går in i byggnaden är registrerade och incheckade så att du inte överskrider det maximala antalet personer.
8. Arbetsplatsreservation
Ett annat sätt att begränsa antalet personer på kontoret är att kräva att alla reserverar en arbetsplats innan de kommer till kontoret. Sätt upp en luftig placering av arbetsplatser, lägg till dem i din TOPdesk-miljö som reserverbara tillgångar och låt anställda boka dem i självbetjäningsportalen. Ett enkelt sätt att säkerställa att alla har en säker och ren arbetsyta. Tryggt för såväl medarbetare som arbetsgivare!
9. Dela kunskapsartiklar med tips och processer
Oavsett om inför att fortsatt arbeta hemifrån eller en begränsad återöppning av kontoret måste alla vänja sig vid situationen. Allt är inte alltid glasklart och dina anställda har förmodligen många frågor. Se till att du skriver ner de mest användbara fjärrarbetstipsen eller nya kontorsrutiner i din kunskapsbas. Naturligtvis kommer du att lägga till dessa i din dedikerade COVID-19-sida i portalen (se tips 1) men också presentera dem proaktivt på ditt företags intranät eller liknande. Ingenting säger ”kundvänligt” mer än att svara på frågor innan de ställs!
10. Lägg din extra tid på att förbättra era tjänster
Naturligtvis påverkas varje organisation och avdelning olika av den kris vi befinner oss i. Medan vissa är överväldigade med att hantera frågor och infrastruktur kring att arbeta hemifrån har andra serviceavdelningar fått mer tid över på grund av brist på människor på kontoret och användning av sina anläggningar. Till den senare gruppen skulle vi säga: använd den tid som du får klokt! Du har antagligen haft idéer och initiativ som fått vänta för att du tidigare haft fullt i schemat. Varför inte använda den extra tiden för att starta dessa projekt och börja förbättra dina tjänster och användningen av TOPdesk? På det sättet kan det trots allt komma något positivt från dessa svåra tider.
Jobbar du inte ännu med TOPdesk men tycker att detta låter intressant?
Du kan alltid testa TOPdesk gratis i 30 dagar!
Skicka enkelt din förfrågan till oss så hjälper vi dig sätta upp din testmiljö >
Originalartikel författad av Bas Blanken,
Service Management Consultant & Agile expert
